Астрал iКЭДО

Вести кадровые документы в электронном виде - законно!

63-ФЗ

информация в электронной форме, подписанная УНЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и применяется в соответствии с законодательством РФ

407-ФЗ

с 1 января 2021 года компании могут вести документооборот в электронной форме с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме

377-ФЗ

с 22 ноября 2021 года компании могут использовать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе

Планы

в 2023 году введут стандартизированные формы электронных кадровых документов. В дальнейшем обязательность кадрового электронного документооборота неизбежна (КЭДО)

Идеальная схема работы в КЭДО

УКЭП для кадровика

Со стороны работодателя определенные виды кадровых документов, которые подписываются только УКЭП. Также УКЭП используется для сдачи кадровой отчётности в ФСС, ПФР и Росстат

УНЭП для сотрудников

Сотрудникам подойдет УНЭП для подписания полного спектра кадровых документов, а также для обеспечения неизменности документов

Готовое решение от ГК «Астрал»

Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО) с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников

Собственный УЦ

Выпуск УНЭП для сотрудников прямо из сервиса гарантирует выгодные тарифы и надежность решения

Кадровый консалтинг

Помощь кадровых экспертов на всех этапах внедрения и использования КЭДО

Надежный продукт

iКЭДО от компании-разработчика популярных систем ЭДО: 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО

Выгодная стоимость

Вы не переплачиваете за рекламу, бренд и дополнительные функции, которые вам не нужны

Тарифы

Внедрите Астрал iКЭДО — стоимость лицензии от 700* ₽ за сотрудника в год

Документооборот с iКЭДО

700 ₽*

экономия 1 485 ₽

*минимальное количество приобретаемых лицензий от 5-ти штук. В стоимость лицензии Астрал iКЭДО входит выпуск УНЭП для всех сотрудников.

Оставьте заявку на демонстрацию сервиса с разбором ваших бизнес-процессов!

Как перейти на кадровый ЭДО?

Оставьте заявку, мы проконсультируем вас по внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО) и продемонстрируем систему

Окажем всестороннее содействие в переходе на кадровый ЭДО

Поможем разработать локально-нормативный акт

Подготовить информационную кампанию для сотрудников

Настроить процессы в Астрал iКЭДО

FAQ

КЭДО — что это?

КЭДО — это сокращенное название от кадровый электронный документооборот. В отличие от электронного документооборота между контрагентами, здесь обмениваются юридически значимыми электронными документами сотрудники и работодатель. Согласно определению из ФЗ №377 кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

КЭДО: как начать?

1. Оценить текущие расходы на бумажный кадровый документооборот.
2. Определить пилотную группу для внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) и типы кадровых документов для перевода в электронный вид.
3. Определиться с поставщиком КЭДО и заключить договор.
4. Утвердить ЛНА.
5. Уведомить работников о переходе на КЭДО и получить в письменном виде их согласие на обмен электронными документами.
6. Получить квалифицированную электронную подпись в аккредитованном Удостоверяющем центре для кадровых специалистов.
7. Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего.
8. Обучить сотрудников работать в системе кадровый электронный документооборот (КЭДО).

КЭДО: какие документы можно вести в электронной форме?

«Согласно 377-ФЗ в КЭДО можно перевести ВСЕ кадровые документы кроме документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда, приказа об увольнении*, акта о несчастном случае.

* Если работаете с дистанционными сотрудниками по статье 312.9 ТК РФ, то приказ об увольнении можно перевести в электронный вид.»

Какие подписи лучше использовать в КЭДО?

Идеальная схема работы в КЭДО: для специалистов по кадрам — УКЭП, так как определенные виды кадровых документов со стороны работодателя подписываются только УКЭП, плюс УКЭП используется для сдачи кадровой отчётности в ФСС, ПФР и Росстат. Для сотрудников — УНЭП, так как определенные виды электронных кадровых документов (КЭДО) со стороны сотрудника подписываются только УНЭП, УНЭП — это также аналог собственоручной подписи в рамках соглашения между сотрудником и работодателем, УНЭП в разы дешевле УКЭП и может легко масштабироваться на весь штат — не нужно устанавливать специальные программы на компьютер или телефон для использования УНЭП. При изготовлении УНЭП используется специальное криптошифровальное ПО, которое позволяет определить владельца подписи, подтвердить его личность, установить время создания документа, а также зафиксировать изменения документа после подписания.

Если у сотрудника есть КЭП физического лица, можно ли использовать эту ЭП в кадровом ЭДО?

Если у работника есть УКЭП физического лица, то он может применять его для подписания любых электронных документов, в том числе кадровых.

Кто должен оплачивать подпись для кадрового ЭДО?

При отсутствии подписи у работника, работодатель должен обеспечить работника электронной подписью согласно ФЗ №377: «Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.»

Зачем нужна интеграция системы КЭДО с порталом «Работа в России»?

Есть требования 377 ФЗ: иметь возможность выгружать документы по требованию сотрудника на портал Работа в России с 01.09.2022. Интеграция сервиса КЭДО с Порталом означает, что отдельно выкладывать документы на портал вам будет не нужно, можно воспользоваться функционалом сервиса.

Нужно ли распечатывать документы из КЭДО, если проверяющие органы (ПФР, ФСС, Инспекция Труда) запрашивают в бумажном виде?

Если контролирующие органы запрашивают документы, в отношении которых применяется электронный документооборот (ЭДО), в бумажном виде, то документы предоставляются в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом.

Нужен ли кадровый электронный документооборот?

Переходить на кадровый электронный документоборот (КЭДО) или нет — решение работодателя. Для принятия решения стоит оценить сколько вы тратите на бумагу и другие расходники, отправку документов почтой или услуги курьера. Также стоит посчитать расходы на содержание архива (аренду, папки, стеллажи и т.д.). Эффект от перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) сразу же почувствуют компании с сотрудниками на удаленке или в филиалах, с большим штатом или большим количеством открытых вакансий.