Отпускные с 1 сентября 2025 года: полный разбор правил для бухгалтеров и кадровиков

Будут ли изменения в расчете отпускных с 1 сентября 2025 года?

С 1 сентября 2025 года в силу вступают обновлённые правила расчёта средней зарплаты согласно постановлению Правительства от 24.04.2025 № 540.  Оно отменяет действовавшее ранее постановление от 24.12.2007 № 922 и будет действовать до 1 сентября 2031 года.

Что будет важно для расчета отпускных

Большинство норм по отпускным из постановления № 922 будут перенесены в новый документ без изменений. Порядок расчета отпускных и компенсаций за отпуск останется прежним:

• Расчет ведут исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску.

• Из расчетного периода по‑прежнему исключаются больничные, командировки, отпуска без содержания и другие периоды, когда зарплата не начислялась.

Что было запланировано, но не принято

В проекте документа рассматривались следующие предложения:

— Исключить из расчётного периода выходные и праздничные дни, проведённые в командировке, чтобы их двойная оплата не влияла на размер среднего заработка.  

— Учитывать при расчёте отпускных не только оклад, но и всю сумму установленной зарплаты с надбавками, даже если выплаты не производились.

Однако эти изменения в окончательную редакцию постановления не вошли. Таким образом, порядок расчёта отпускных с 1 сентября 2025 года остаётся без изменений.

В данной статье мы подробно разберём, как правильно начислять отпускные в 2025 году.

Несмотря на то, что правила остаются прежними, законодательство продолжает обновляться. Каждый новый нормативный акт может содержать важные нюансы, которые легко упустить. Чтобы избежать ошибок, перерасчётов и претензий со стороны трудовой инспекции, важно, чтобы ваша учётная система всегда соответствовала актуальным требованиям.

Напоминаем ключевые правила предоставления отпусков в 2025 году

1. Отпуска не теряются. Если работнику долгие годы не предоставляли отпуск, это является нарушением трудового законодательства. При увольнении такому сотруднику полагается компенсация за все накопленные дни отдыха (ст. 127 ТК).  

Конституционный суд РФ в постановлением от 25.10.2018 № 38-П подтвердил, что работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска.

2. Разделение отпуска на части. По обоюдному согласию работника и работодателя ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на несколько частей (ст. 125 ТК). При этом одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней.

3. Отзыв из отпуска. Работника можно отозвать из отпуска только с его согласия, за исключением случаев, предусмотренных ТК. Неиспользованную часть отпуска предоставляют:

- в удобное для работника время в текущем календарном году,  

- или присоединяют к отпуску за следующий год.

Отзыв из отпуска запрещён для следующих категорий:

- несовершеннолетних работников (младше 18 лет);  

- беременных женщин;  

- сотрудников, работающих в условиях вредного или опасного производства.

4. Отпуска для родителей. Работающие родители, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, имеют право выбирать удобное для них время отпуска до достижения младшим из детей 14 лет.

Кроме того, коллективным договором можно предусмотреть дополнительные отпуска без сохранения зарплаты (до 14 календарных дней) для работников с двумя и более детьми младше 14 лет (ст. 262.2, 263 ТК).

Сумма отпускных в 2025 году

Отпускные — это сумма, которую работодатель обязан выплатить работнику за время оплачиваемого отпуска. Отпускные считают не как зарплату за рабочее время. Сумма отпускных зависит от:

• периода продолжительности отпуска;

• расчетного периода;

• среднего заработка;

• МРОТ.

Рассчет продолжительности отпуска в 2025 году

Базовая норма ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК). Меньше нее он быть не может, но есть отдельные категории работников, у которых продолжительность отпуска больше 28 дней. К ним относятся:

Также отпуск может быть увеличена за счет предоставления дополнительных отпусков:

С согласия работодателя сотрудник имеет право использовать все дни основного и дополнительного отпуска за один период или разделить отпуск на части.

Кроме того, работник, который впервые получает общее, среднее или высшее профессиональное образование в аккредитованном образовательном учреждении, может взять оплачиваемый учебный отпуск. Для этого ему необходимо предоставить справку-вызов по установленной форме (утв. Приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368), подтверждающую необходимость прохождения сессии, аттестации или подготовки к диплому.

Что необходимо взять за расчетный период

Расчетный период — это 12 месяцев, за которые учитывают зарплату для определения размера отпускных.

Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Пример:

- Если сотрудник идет в отпуск 1 июля 2025 года, расчетный период — с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года.  

- Если отпуск начинается 31 июля 2025 года, расчетный период остается тем же — с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года.

Расчетный период может быть изменен в следующих случаях:

- Если за 12 месяцев перед отпуском сотрудник не работал или не получал зарплату (например, после декретного отпуска), за расчетный период берут более ранние 12 месяцев, в которые он работал.  

- Если сотрудник отработал меньше года — расчетный период считается с момента трудоустройства до месяца, предшествующего началу отпуска. Например, если Ерохина О.А. трудоустроена с 15 сентября 2024 года и идет в отпуск 16 июня 2025 года, расчетный период будет с 15 сентября 2024 года по 31 мая 2025 года.

Пример: Иванова О.А. работает в ООО «Цветы» с 1 июля 2024 года и идет в отпуск с 16 июня 2025 года на 14 дней. Для расчета отпускных берут период с 1 июля 2024 года по 31 мая 2025 года.

Этап 3: Расчёт среднего дневного заработка (СДЗ)

Для определения среднего дневного заработка необходимо разделить общую сумму выплат, учтённых на первом этапе, на среднее количество календарных дней в расчётном периоде.

Если сотрудник отработал весь расчётный период без пропусков, используется стандартная формула:  СДЗ = Заработок / (29,3 × 12)

Если в расчётном периоде были отпуска, больничные, командировки или другие причины отсутствия, то нужно рассчитать общее количество отработанных календарных дней. Для этого суммируются средние календарные дни, отработанные в каждом месяце.

Формула в этом случае:  СДЗ = Заработок / (ОКД1 + ОКД2 + ОКД3 + … + ОКД12)

Пример (продолжение): Средний дневной заработок Ивановой О.А. рассчитывается как:  836 473,35 руб. / 298,07 дней = 2 806,30 руб.

Этот показатель используется на следующем этапе для расчёта суммы отпускных.

Когда нужно выплачивать отпускные из МРОТ

Сравнение среднего дневного заработка с уровнем МРОТ

После расчёта среднего дневного заработка (СДЗ) по указанному алгоритму, его необходимо сравнить с минимальным уровнем, исходя из МРОТ 2025 года. В 2025 году МРОТ установлен на уровне 22 440 рублей. Следовательно, минимальный СДЗ составит:  22 440 / 29,3 = 765,87 руб.

Если рассчитанный СДЗ окажется **ниже этого значения**, то для начисления отпускных используется СДЗ по МРОТ.

Такая ситуация может произойти, например, если в 2024 году сотрудник получал зарплату на уровне минимальной, и в результате расчёта его средний дневной заработок будет ниже, чем минимальный размер в текущем году.

Взаимодействие между отделом кадров, бухгалтерией и руководством должно быть максимально быстрым и прозрачным. Для этого служебные записки о расчете компенсаций, приказы на отпуск и другие важные документы удобно перевести в электронный вид. Сервис «Астрал iКЭДО» обеспечивает мгновенный обмен кадровыми документами, исключает потери и задержки.

Расчет отпускных в 2025 году

Для этого среднедневной заработок необходимо умножить на количество дней отпуска. Ставка НДФЛ применятся по прогрессивной пятиступенчатой шкале с учетом всех выплат работнику с начала года.

Пример (продолжение). 

• Отпускные: 2 806,30 руб. * 14 дней = 39 288,20 рублей.

• НДФЛ: 39 288,20 руб. * 13% = 5 107 рублей.

• Отпускные к выплате: 34 181,20 рублей.

Срок выплаты отпускных

Работодатель обязан выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Пример (продолжение). ООО «Цветы» выплатил отпускные Ивановой О.А. 11 июня 2025 года, так как срок перечисления выпал на четверг 12 июня — государственный выходной.

Срок перечисления НДФЛ с отпускных — общий:

• Если выплата прошла в период с 1 по 22 число месяца, удержанный НДФЛ нужно перечислить до 28 числа текущего месяца, предварительно включив эту сумму в уведомление о начисленных налогах 25 числа.

• Если выплата прошла в период с 23 числа по последнее число месяца, удержанный НДФЛ нужно перечислить до 5 числа следующего месяца, а уведомление подать — до 3 числа.

Штрафы за ошибки при расчете и выплате отпускных

Если произошло нарушение срока выплаты отпускных или была выплачена не вся причитающаяся сумма компании-работодателю грозит штраф 30 000–50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП).

Также работник вправе получить компенсацию за просрочку выплаты в размере минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ от суммы невыплаченной заработной платы (ст. 236 ТК). Локальными актами работодателя может быть установлена большая сумма.