Кому можно не утверждать график отпусков
Существуют две категории работодателей, которые могут не составлять график отпусков:
1. Микропредприятия и НКО, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов (ЛНА). Контролирующие органы рассматривают график отпусков как локальный акт, поэтому такие работодатели могут не утверждать его, а вместо этого заключать письменные соглашения с сотрудниками (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/18-1193).
2. Работодатели-физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (ИП). Они не обязаны принимать ЛНА, поэтому составление графика отпусков для них не требуется(письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).
Все остальные работодатели должны утвердить график отпусков, чтобы избежать штрафов, максимальный размер которых для юридических лиц может достигать 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Кого необходимо включать в график отпусков
В график отпусков должны быть включены все сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с компанией на момент утверждения документа (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395). Это касается временных работников, отстранённых от работы, а также внутренних и внешних совместителей.
Исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) в график не включают, так как с ними заключаются гражданско-правовые договоры, и трудовые отношения не возникают.
Исключение составляют мобилизованные работники, трудовые договоры с которыми приостановлены. Роструд считает, что в такой ситуации стороны договора прекращают осуществлять права и обязанности, за исключением тех, которые указаны в ст. 351.7 ТК. Поэтому отпуска таких работников не нужно включать в график (письмо Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1).
Кто имеет право получить отпуск на особых условиях
Согласно общему правилу, сотрудник может взять отпуск после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК). Однако, если обе стороны согласны, отпуск может быть предоставлен и раньше.
В некоторых ситуациях работодатель обязан предоставить отпуск сотруднику, который хочет уйти раньше. Эти сотрудники также имеют право выбирать удобные даты отпуска даже после полугода работы. К таким работникам относятся:
- несовершеннолетние;
- родители, опекуны, попечители и приёмные родители несовершеннолетнего ребёнка-инвалида;
- сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, если младшему ещё не исполнилось 14 лет;
- ветераны;
- почётные доноры;
- чернобыльцы и другие.
Для некоторых сотрудников закон предусматривает ограничения на выбор времени отпуска. Например, супруг военнослужащего может взять отпуск одновременно с отпуском военнослужащего, а совместитель — вместе с отпуском по основной работе.
Заполнить заявление на отпуск можно в системе КЭДО и подписать его в два клика. В системе Астрал iКЭДО вы можете добавлять собственные шаблоны кадровых документов, настраивать маршруты согласования заявлений на отпуск, а также составить график отпусков на всех сотрудников компании.
Правила заполнения графика отпусков
График отпусков можно оформить по форме № Т-7, утверждённой постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или использовать собственный бланк. Важно, чтобы он содержал следующие сведения:
- Наименование работодателя, отметки об утверждении графика руководителем и учёте мнения профсоюза, если он имеется.
- Номер и дата составления документа, которая должна быть не позднее 17 декабря 2024 года. При более позднем составлении работодателю грозит штраф по чч. 1 ст. 5.27 КоАП.
- Год, на который утверждается график.
- Перечень структурных подразделений и должностей сотрудников по штатному расписанию, а также их ФИО.
- Все части запланированного отпуска с указанием количества дней и даты начала. Одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней, а продолжительность других частей определяется сторонами договора. Если соглашение не достигнуто, безопаснее предоставить неделимый отпуск (письмо Минтруда от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853).
Работодатель не имеет права самостоятельно делить отпуск сотрудника на части без его согласия, иначе это может привести к штрафу.
Кроме того, сотрудник может обратиться в суд с требованием признать график незаконным в отношении себя и взыскать компенсацию за моральный вред.
Не забудьте включить в график все виды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, которые положены сотрудникам, работающим во вредных условиях, с ненормированным рабочим днём, некоторым медицинским работникам и другим.
График отпусков может выглядеть так:
Утверждение графика отпусков и ознакомление с ним сотрудников
Если в компании отсутствует профсоюз, график утверждается руководителем компании. Для этого он подписывает его в грифе утверждения или издаёт соответствующий приказ.
В компании с профсоюзом необходимо учесть его мнение до утверждения графика руководителем. Для этого нужно направить запрос в профсоюз и приложить проект графика отпусков. После получения согласия следует сделать соответствующую отметку на графике и передать документ на утверждение.
После утверждения графика необходимо ознакомить с ним сотрудников (письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Работодатель может самостоятельно выбрать форму ознакомления. Например, можно подготовить лист ознакомления, где сотрудники распишутся и укажут дату, или предусмотреть в графике отдельную графу для подписи.
Часто график отпусков составляют в бумажном виде, поэтому приходится заранее выделять день, когда сотрудники придут в отдел кадров знакомиться с ним. Чтобы не отвлекаться от рабочих задач и сэкономить время, внедрите в компании кадровый электронный документооборот — это позволит подписывать большинство кадровых документов удаленно. Сервис Астрал iКЭДО предлагает легкое решение для составления, согласования и утверждения графика отпусков.
Ваши сотрудники смогут планировать отпуск в соответствии с заранее установленными правилами, при этом можно установить ограничение, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к своей части графика.
Руководители смогут видеть пересечения отпусков своих подчинённых и отклонять неподходящие периоды. Директор организации подпишет график отпусков в электронном виде. С помощью специального модуля график будет синхронизирован с 1С.
