Как оптимизировать расходы на персонал

Пересмотр штатного расписания

Пересмотр штатного расписания — это не всегда сокращение «по-живому». Хотя иногда смысл в нем есть: далеко не всегда работники загружены полноценно, Например, перераспределение обязанностей одного на двух-трех других позволит экономить на ФОТе. Но полученная таким способом экономия ощущается не сразу, ведь прежде придется потратиться на выплату выходных пособий и компенсаций за неиспользованные отпуска (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 178 ТК).

Проанализируйте штатное расписание и штатную расстановку. Часто организации искусственно держат незанятые должности, чтобы «вакантный» ФОТ перераспределять между другими сотрудниками через совмещения и совместительства под предлогом большей загруженности из-за временного отсутствия специалиста. Однако по факту оказывается, что этого специалиста искать и принимать на работу никто не собирается, а дополнительные обязанности успешно выполняются во время нормального рабочего времени работником на основной ставке.

Конечно, в этом есть благая цель — повысить доход исполнителя. Но часто этот вопрос можно решить повышением жалования, договорившись о какой-то средней величине, без применения схем, добавляющих забот кадровикам и табельщикам, и вызывающих недовольство коллег. А если две равнозначные ставки можно заменить одной «старшей» или «ведущей» с расширенными функциями, оклад и надбавки по которой суммарно не будут превышать двух изначальных, то у работника еще и карьерный рост случится, а вы высвободите деньги на другие цели.

Ненормированный рабочий день

Просчитайте расходы компании на оплату сверхурочной работы, в том числе на каждого сотрудника по отдельности. Может получиться так, что выгоднее ввести отдельным работникам режим ненормированного рабочего дня с предоставлением трех дополнительных дней отпуска ежегодно. В этом случае привлекать к сверхурочной работе можно без дополнительной оплаты (ст. 110, 119 ТК). Но помните, что есть категории персонала, которые нельзя привлекать к работе после окончания рабочей смены.

Дистанционная работа

Удаленка — доказавший в пандемию коронавируса способ организации работы. На работодателя ложатся обязанности оплачивать домашний интернет работника, выдать ноутбук и прочее, но при этом компания будет экономить на аренде офиса, коммунальных услугах и т. д. А еще дистанционная работа позволяет нанимать персонал из регионов и экономить на зарплатах по сравнению со столичными жителями.

Удаленщикам не нужно проводить спецоценку условий труда (СОУТ), это значит, что компании не нужно тратить средства для оплаты спецоценки, а работник может организовать свое рабочее место так, как ему удобно.

Аутстаффинг

Передача сторонним исполнителям ряда функций и задач решает проблему поисков персонала, проведения собеседований, адаптации новобранца в коллективе и т.д. Экономия же достигается за счет того, что работодатель отказывается от штата HR-специалистов, расчетчиков, не тратится на услуги кадровых агентств, приобретение инвентаря, расходных материалов.

Но услуги аутстаффинговых компаний стоят недешево, потому что они берут на себя обязанности, от которых отказываетесь вы. Выгода будет, если использование стороннего персонала будет обходиться дешевле, чем содержание и управление собственным штатом. Поэтому прежде чем сокращать, например, уборщиц, рассчитайте затраты на сторонний клининг и сравните с собственными расходами на эти цели.

Самозанятые и работники по договору ГПХ

Использование труда нештатных работников снижает налоговое бремя: с выплат исполнителям по договорам ГПХ не нужно платить взносы на обязательное социальное страхование (правда, только до 1 января 2023 года — после объединения ПФР и ФСС взносы необходимо будет уплачивать в полном объеме), а с сумм в пользу самозанятых — вообще никакие страховые взносы. Кроме того, работодатель не обязан выплачивать таким работникам и другие выплаты, предусмотренные трудовым законодательством.

Однако заключать договоры с самозанятыми и исполнителями по гражданско-правовым договорам можно только в отношении разовых и нерегулярных работ и без намека на отношения между руководителем и подчиненным. В противном случае планируемая экономия обернется дополнительными тратами на страховые взносы, пени и штрафы за нарушение трудового законодательства.

Кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это вообще универсальный инструмент в борьбе за сокращение расходов на персонал.

Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства полного цикла. С ним оптимизация расходов произойдет быстрее.

• Применение КЭДО ускоряет скорость подготовки и подписания сторонами трудовых отношений документов. Крупные компании смогут увеличивать штат без увеличения количества кадровиков, а малый бизнес и предприниматели — сможет самостоятельно принять на работу или отправить в отпуск работника находясь где угодно, был бы интернет. Выпустить ЭЦП удаленно также не составит труда вне зависимости от того, сколько работников нужно перевести на КЭДО, тем более, что Астрал iКЭДО позволяет выпустить электронные подписи прямо в личном кабинете. А если возникнут сложности, вам помогут кадровые эксперты на всех этапах внедрения и использования КЭДО.
• Отсутствие необходимости личных встреч для того, чтобы подписать бумажные документы, позволяет принимать на работу удаленных сотрудников, не привязываясь к месту расположения офиса и транспортной доступности до него. Расширяйте географию проживания сотрудников, принимайте на работу персонал из периферии и экономьте на заработных платах.
• Кадровый ЭДО минимизирует расходы на курьеров и сервисы доставки документов. Особенно ощутят это компании в большой филиальной сетью, где кадровые службы расположены в головном офисе, а занимаются кадровым делопроизводством на всю структуру. При издании локального акта не нужно бегать за каждым, достаточно запустить документ на ознакомление по всей компании в Астрал iКЭДО.
• Электронные документы и их хранение на серверах и облачных сервисах избавляют от кип документов и необходимости содержать архив (помещения и дополнительные рабочие места со всеми вытекающие последствиями). Документы, созданные и хранящиеся в Астрал iКЭДО защищены от потерь и утрат и всегда в зоне доступа, если поступил запрос от руководства или контролирующих органов.
• Цифровизация кадровых вопросов обеспечивает экономию на бумаге, картриджах для принтеров и копиров и другой канцелярии. Следствие всего вышеперечисленного — экономия на занимаемых площадях: под архив, отдел кадров и рабочие места, которые можно вывести на удаленку. Работодатель сможет снизить арендные и коммунальные платежи и расходы на оборудование и поддержание рабочих мест.