Компании, использующие популярную программу 1С, могут легко перейти на электронный обмен кадровыми документами без отказа от привычного программного интерфейса. Для этого существуют специальные расширения КЭДО, интегрируемые в 1С.
В статье рассмотрим функциональные возможности расширений КЭДО и разберёмся, как они работают на примере модуля iКЭДО.
Зачем нужен модуль КЭДО в 1С
Переход на КЭДО может принести много преимуществ. С его помощью можно:
-
сократить временные затраты на обработку и передачу документации;
-
уменьшить нагрузку на кадровых специалистов, тем самым повысив эффективность работы отдела кадров;
-
снизить расходы на печать, отправку и хранение бумажных документов.
Особое внимание следует уделить юридической значимости электронных документов. В соответствии с законодательством, электронные кадровые документы, представленные в цифровом виде и подписанные электронной подписью, равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью (№ 63-ФЗ), а организации вправе применять электронные форматы документов без дублирования на бумаге (№ 377-ФЗ).
Однако, для легального перехода на КЭДО необходим специальный сервис для обмена электронными документами и согласие сотрудников на участие в КЭДО (кроме тех сотрудников, которые впервые трудоустроились после 31 декабря 2021 года).
Расширения КЭДО для программы 1С позволяют организациям внедрять электронный документооборот в кадровое делопроизводство без изменения основной учетной системы.
Возможности КЭДО в 1С
Расширение iКЭДО имеет много возможностей и превосходно справляется не только со своей основной задачей — организацией КЭДО — но также предоставляет пользователям 1С дополнительные инструменты для цифровизации документов различных видов. Выделим несколько примеров.
-
Автоматизация поздравлений сотрудников. Достаточно создать в системе 1С список сотрудников с датами рождения, оформить согласие на использование усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), которая нужна для того, чтобы подписать договор дарения. Затем формируется сам документ, сотрудники подписывают его УНЭП, после чего он направляется для учёта в бухгалтерию.
-
Возможность перевода в электронный формат документов, подтверждающих производственные расходы. Механизм работы тот же: сотрудники подписывают соответствующие документы упрощенной УНЭП, после чего бухгалтерия принимает их для учёта.
-
Оповещение сотрудников об отпусках. С помощью модуля iКЭДО можно разослать утверждённый график отпусков всем сотрудникам непосредственно из системы 1С, а также настроить автоматическую рассылку уведомлений о начале отпуска для каждого сотрудника.
-
Отправка расчётных листков. В соответствии с письмом Минтруда от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296, расчётные листки могут быть отправлены сотрудникам в электронном виде только через систему КЭДО. Модуль iКЭДО даёт возможность создавать расчётные листки в системе 1С, а затем рассылать их сотрудникам.
КЭДО в 1С: особенности использования
Модуль iКЭДО интегрируется в стандартный интерфейс 1С, обеспечивая пользователю полностью адаптивное взаимодействие. Он совместим со многими конфигурациями программы:
-
1С:Зарплата и управление персоналом, с версии 3.1.23.68;
-
1С:ERP Управление предприятием, с версии 2.5.9.106;
-
1С:КАМИН, с версии 5.0;
-
1С:Комплексная автоматизация, с версии 2.4.14.164.
Модуль предоставляет возможность работы с неформализованными документами и двустороннего обмена, позволяя отправлять документы не только руководителям или кадровикам, но и другим сотрудникам компании. Отслеживать статус документа и историю его подписания можно прямо в пользовательском интерфейсе 1С.
Для того чтобы начать пользоваться расширением iКЭДО, следует выполнить несколько подготовительных шагов.
-
Удостовериться в совместимости модуля с текущей конфигурацией 1С, затем установить его и интегрировать в систему.
-
Пройти авторизацию в веб-версии сервиса Астрал iКЭДО.
-
Провести настройку доступа к системе.
-
Оформить УНЭП на сотрудников.
-
Оформить выпуск API-ключа для синхронизации модуля с 1С.
-
Определить категории документов, которые будут участвовать в электронном документообороте.
-
Выполнить синхронизацию выбранных типов документов между системой и расширением.
-
Настроить в 1С координаторов подписания и добавить в модуль iКЭДО данные о сотрудниках.
-
Синхронизировать справочники.
-
Начать обмен электронными документами с сотрудниками.
Специалисты предлагают комплексное решение для внедрения электронного документооборота в кадровое делопроизводство компании. Также для тех организаций, которые не применяют 1С в своем бизнесе, мы предлагаем возможность реализации системы ЭДО через независимый облачный сервис Астрал.iКЭДО.