Расскажем о документах, которые нужны при перевозке груза, а также уточним, какие из них должен заполнять и использовать отправитель груза.
Основные документы для автомобильных грузоперевозок
При осуществлении коммерческой грузоперевозки на территории РФ водителю необходимо предъявить определенный набор документов, который зависит от особенностей перевозимого груза. Однако, существуют обязательные документы, которые требуются для любой коммерческой грузоперевозки.
Перечень таких документов включает:
1. Водительское удостоверение, соответствующее типу используемого транспортного средства.
2. Товарно-транспортная накладная формы 1-Т или транспортная накладная вместе с формой ТОРГ-12.
3. Путевой лист.
4. Договор, заключенный между перевозчиком и грузоотправителем или грузополучателем, в случае участия транспортной компании.
При проверке соответствия требованиям Государственной инспекции безопасности дорожного движения (ГИБДД) водитель обязан предъявить все перечисленные документы.
Главным документом, подтверждающим законность грузоперевозки, является товарно-транспортная накладная (ТТН) на бланке 1-Т. Она содержит информацию о грузе и записывает все детали транспортировки, а также отображает работу перевозчика и контролирует оплату транспортных услуг.
С 1 марта 2022 года разрешено использование транспортной накладной (ТН) вместо ТТН. Однако, эти документы не являются полностью взаимозаменяемыми. Транспортная накладная используется только для контроля перевозки и не содержит информации о товарах. Для списания и приемки в складском учете необходимо использовать товарную накладную по форме ТОРГ-12, которая должна сопровождать транспортную накладную.
Стоит отметить, что накладная ТОРГ-12 предназначена только для грузоотправителя и грузополучателя, и водитель не обязан иметь ее при себе и предъявлять при проверке на дороге.
Кроме того, обязательным документом является путевой лист, который оформляет сам перевозчик. В нем указывается информация о техническом состоянии транспорта, характеристиках груза, маршруте, специфике перевозки и данный о водителе. Путевой лист используется для расчета конечных расходов, связанных с перевозкой.
При привлечении компании-перевозчика необходимо оформление договора на перевозку груза. Данный документ подтверждает, что доставка груза поручена конкретному перевозчику, определяет права и обязанности сторон и условия оплаты услуг. Также заказчик транспортных услуг может вместо договора оформить доверенность на перевозку груза.
Дополнительная документация для грузоперевозок
Есть ситуации, когда стандартный набор документов может оказаться недостаточным для обеспечения законности перевозки грузов. Особенности определенного груза могут потребовать приложения дополнительных документов.
Например:
-
разрешение на передвижение по автодорогам для транспорта, осуществляющего перевозку крупногабаритных или опасных грузов;
-
свидетельство ДОПОГ, подтверждающее право водителя и транспортного средства на перевозку опасных грузов;
-
специальные инструкции, которые описывают все риски, связанные с перевозкой конкретного опасного груза, и указывают требования по минимизации таких рисков;
-
свидетельство СПС, разрешающее перевозку скоропортящихся продуктов;
-
лист контрольных проверок температуры груза и воздуха в кузове автомобиля (также применяется для скоропортящихся товаров);
-
паспорт безопасности химической продукции, описывающий свойства химически опасного груза и меры предосторожности при его транспортировке;
-
различные сертификаты (пожарной безопасности, радиационного контроля, ветеринарный сертификат, подтверждающий отсутствие в продукции животного происхождения различных инфекционных возбудителей и т.д.).
Документы, которые оформляет грузоотправитель
Набор документов, которые требуется представить грузоотправителем остальным участникам перевозки, зависит от различных факторов. Рассмотрим два основных сценария: первый, когда груз отправляется самостоятельно, и второй, когда груз перевозится транспортной компанией.
В первом случае отправитель должен подготовить два главных документа:
-
товарно-транспортная накладная либо транспортная накладная совместно с ТОРГ-12. Если отправители сами занимаются доставкой товара, то стоимость перевозки обычно включается в итоговую стоимость товара, поэтому предпочтительнее выбор ТН с формой ТОРГ-12;
-
путевой лист, оформленный владельцем транспортного средства, на котором осуществляется перевозка товара.
Теперь рассмотрим документы, которые грузоотправителю необходимо оформить в случае привлечения компании-перевозчика:
-
транспортная накладная с формой ТОРГ-12, либо товарно-транспортная накладная;
-
договор на перевозку грузов, заключённый между отправителем и транспортной компанией, либо доверенность на перевозку груза, выписанная водителю;
-
поручение экспедитору (документ с характеристиками груза и инструкцией по его перевозке).
К основным документам в обоих случаях могут добавиться и дополнительные, зависящие от особенностей перевозимого груза: сертификаты качества, технические паспорта, свидетельства, разрешения и другие.
Документы, которые грузоотправитель получает от перевозчика
При заказе транспортных услуг и передаче груза перевозчику, грузоотправитель получает следующие документы документы:
-
экспедиторская расписка — документ, который подтверждает приёмку груза перевозчиком и ответственность транспортной компании за его доставку;
-
счёт-фактура или акт выполненных работ (оформляется бухгалтерией компании-перевозчика);
-
кассовый чек или приходный ордер (необходимы в случае оплаты транспортных услуг наличными средствами).
Существует возможность оформления перевозочных документов как на бумаге, так и в электронном виде. Некоторые из этих документов уже имеют утвержденные форматы, а их использование регулируется законодательством. В качестве альтернативы, Минтранс планирует полный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД).
ГК "Астрал" предоставляет удобные инструменты для перевода логистического документооборота в электронный формат. Компании, которые работают с программой 1С, могут воспользоваться инновационным решением "1С-ЭПД". Данный сервис совместим со всеми популярными программными конфигурациями и позволяет обмениваться ЭПД с контрагентами в различных форматах, как формализованных, так и неформализованных.