Это один довод в пользу перехода на электронный документооборот. Попробуйте поработать в сервисе Астрал-ЭДО бесплатно целый месяц. Вам понадобится лишь сертификат электронной подписи (ЭП), которую можно приобрести как на фирму, так и на сотрудников. Даже если у вашего контрагента другой оператор ЭДО – подключите роуминг и принимайте документы бесплатно.
Электронные билеты и посадочные талоны – это не больно и не страшно
Закон о бухучете позволяет составлять первичку в электронном виде, оформляя электронный документ, подписанный ЭП (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), при этом электронные документы, подписанные:
- простой ЭП или
- усиленной неквалифицированной ЭП,
одинаково равнозначны традиционной «бумаге» с собственноручной подписью (на что прямо указывает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Документами, подтверждающими расходы на приобретение, скажем, электронного авиабилета, являются:
- маршрут / квитанция такового билета, сформированные соответствующей автоматизированной системой, в которых указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий факт перелета по указанному маршруту.
При регистрации подотчетное лицо может или самостоятельно распечатать посадочный талон, или получить его на бумажном носителе в самом транспортном узле или в терминалах (пунктах) регистрации за его пределами, или воспользоваться электронным штрихкодовым посадочным талоном (при условии наличия соответствующей системы в аэропорту). В любом случае посадочный талон должен содержать следующие данные:
- Ф.И.О. (при наличии) пассажира;
- номер рейса;
- дата отправления;
- время окончания посадки на рейс;
- номер выхода на посадку;
- номер посадочного места на борту (п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82).
Если же для оформления перевозочных документов использован иной язык, кроме русского, то во избежание споров лучше перевести. К слову, тратиться на профессионального переводчика необязательно, это может сделать и сотрудник, владеющий соответствующим языком (см. письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).
И Минфин не против
Финансовое ведомство без устали рассылает однотипные письма, в которых констатирует в целом все вышеизложенное, присовокупляя, что налоговое законодательство не содержит конкретного, закрытого перечня документов, которыми можно подтверждать и стоимость перевозки, и факт ее реального осуществления. См., например, одно из последних писем Минфина от 25.06.2021 № 03-03-07/50225, в котором констатируется также и право налогоплательщика использовать любые документы, чтобы подтвердить, - прямо или косвенно, - правомерность учета данных расходов.
Если утрачен посадочный талон
Увы, у бумажных и электронных документов имеется одно общее неприятное свойство: они могут быть утрачены. Тот же смартфон с электронным талоном может пропасть, его могут украсть и т.п. Чтобы подтвердить транспортные расходы, достаточно обратиться к перевозчику (его уполномоченному представителю) и получить подтверждающий документ (конкретный алгоритм действий прописывается на официальных сайтах соответствующих компаний).
Пойдет и справка от перевозчика, подписанная ЭЦП, поскольку этот документ равноценен бумажному, скрепленному оригинальной подписью (см. выше, про закон об ЭЦП), и «электронная» справка с необходимой информацией вполне заменяет собой посадочный талон (см. письма финансистов от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448, от 20.09.2019 № 03-03-07/72477, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040, от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68721 и многие другие).
А если и справки нет?
Тогда, как было указано в вышеназванном письме Минфина, можно использовать любые документы, в т. ч. из системы ЭДО. Например: приказ о командировке, отчет по ней и т. п. Нам удалось отыскать лишь одно письмо, в котором Минфин жестко настаивал на наличии посадочного талона или справки (депеша от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296), но писем, в котором поддерживается более гуманная позиция, с 2015 г. выпущено гораздо больше.
Вот еще одна выгода использования системы электронного документооборота. Так, при подключении к «Астрал.ЭДО» / «1С-ЭДО» есть возможность сформировать электронный архив, документы из которого нельзя ни потерять, ни порвать, ни сжечь. Они не выгорают, не истираются, и, при необходимости, легко восстанавливаются из резервных копий.
Вывод: ЭДО и ЭП при правильном подходе не просто удобны. Это хорошая возможность ускорить документооборот, избежать лишних трат, претензий при проверке корректности учета расходов и надежное запасное хранилище-архив.