С 1 сентября 2024 года все сотрудники и доверенные лица организаций и ИП должны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) вместе с КЭП физического лица. МЧД можно применять несколькими способами:
- передавать вместе с уже подписанными документами;
- загружать в личный кабинет информационной системы (ИС);
- указывать в личном кабинете ИС уникальный номер МЧД, присвоенный при регистрации цифровой доверенности в блокчейне ФНС.
МЧД приобретает юридическую силу с момента её подписания доверителем. Порядок использования зависит от правил конкретной площадки. Работу с МЧД поддерживают такие организации, как ФНС, СФР, Росстат, «Честный ЗНАК», Федресурс, Лес ЕГАИС, ФГИС ЛК, портал ФТС, различные УТП и другие.
Далее рассмотрим основные ошибки, которые пользователи допускают при работе с МЧД.
Ошибка №1. Не совпадение Ф.И.О. доверенного лица в МЧД и подписи
ФИО доверенного лица, указанные в XML-файле доверенности и в открытом ключе сертификата, которым подписан документ, должны полностью совпадать.
Причины ошибки могут быть следующими:
- В сертификате указаны полные ФИО (фамилия, имя, отчество), а в МЧД — только фамилия и имя.
- В доверенности ФИО содержат лишние пробелы.
- Различие в написании букв «е» и «ё» (например, в сертификате — «е», а в МЧД — «ё»).
Что делать: оформить новую доверенность, где ФИО доверенного лица будут указаны корректно и совпадать с информацией из сертификата.
Ошибка №2. Не совпадение СНИЛС или ИНН доверенного лица в МЧД и подписи документа
СНИЛС и ИНН в МЧД и в открытом ключе сертификата должны полностью совпадать.
Ошибка может возникнуть по следующим причинам:
- СНИЛС или ИНН в сертификате и в МЧД отличаются.
- В XML-файле доверенности неверно указано значение элемента «ТипПред». Если документ подписан сертификатом физического лица, элементу должно быть присвоено значение «ФЛ». При указании «ЮЛ» возникнет ошибка.
Что делать: оформить новую МЧД с корректными значениями СНИЛС, ИНН и параметра «ТипПред».
Ошибка №3. Не совпадение Ф.И.О., ИНН, СНИЛС доверителя в МЧД и сертификате подписи
ФИО, ИНН и СНИЛС доверителя в электронной доверенности должны полностью совпадать с данными сертификата, которым подписан документ.
Причины ошибки могут быть следующими:
- В сертификате указаны полные ФИО, а в доверенности — только фамилия и имя.
- В доверенности ФИО содержат лишние пробелы.
- Различие в написании букв «е» и «ё» (например, в сертификате — «е», а в доверенности — «ё»).
Что делать: выпустить новую доверенность, где данные доверителя указаны корректно и полностью соответствуют сертификату.
Ошибка №4. Подпись не квалифицирована
В случае, если возникла такая ошибка, скорее всего при проверке МЧД сертификат подписанта уже недействителен, т.е., закончился срок действия, сертификат отозван или он выдавался на директора компании, который таковым уже не является.
Что делать: проверьте сертификат ЭП, которым подписана МЧД.
Ошибка №5. Руководитель филиала выпускает МЧД без специальных условий
Руководитель филиала может действовать от имени организации только на основании доверенности, выданной генеральным директором. При этом он использует электронную подпись физического лица, в отличие от генерального директора, который применяет КЭП руководителя организации.
В случае, если директору обособленного подразделения нужно выдать МЧД своим сотрудникам, полномочия следует передавать в особом порядке.
Как действовать правильно: руководитель филиала может передавать часть своих полномочий работникам следующим образом:
- Для МЧД формата 003 — через нотариуса.
- Для МЧД формата 5.02 (ФНС) — через нотариуса.
- Для МЧД СФР — через приложение «АРМ Доверенности».
Важно! Срок действия доверенности, которая выдана в порядке передоверия, не может превышать срок корневой (родительской) МЧД.
Ошибка №6. Не все полномочия добавлены в МЧД
Иногда оказывается, что в доверенности указаны одни полномочия, а фактически требовались другие, или необходимо внести изменения в уже оформленную МЧД.
Изменить выпущенную доверенность невозможно.
Что делать в этом случае:
- Выпустить новую доверенность, указав в ней необходимые полномочия представителя. При оформлении внимательно проверьте, включены ли все нужные полномочия, чтобы избежать повторного выпуска МЧД.
- Отозвать предыдущую МЧД, если она больше не нужна, или оставить её, если представитель будет использовать её в определённых ситуациях, а новую — в других.Ошибка №7. Попытка оформить МЧД задним числом
Оформить МЧД задним числом невозможно. Если документ подписывается электронной подписью с меткой времени, то датой совершения доверенности будет считаться дата создания этой метки (согласно ч. 6 п. 2 приказа Минцифры № 857 от 18.08.2021). Метку времени нельзя получить задним числом.
Если подпись к МЧД оформлена без метки времени, дату нужно указать вручную, как требует ч. 1 ст. 186 ГК. Однако, если подпись поставлена сегодня, а дата указана вчерашняя, такая доверенность будет признана недействительной с момента её оформления.
Что делать: подписывать МЧД на текущую дату, чтобы избежать недействительности документа.
Ошибка №8. Указаны полномочия «Все» вместо выбора из справочника
При оформлении МЧД указание полномочий как «Все» вместо конкретных может привести к отказу контрагента в приеме документов, подписанных на основании такой доверенности.
Многие информационные системы, особенно государственные, работают только с кодовыми полномочиями из справочника.
Что делать: указывать коды полномочий из справочника, избегая обобщенных формулировок. Также убедитесь, что выбранные полномочия соответствуют задачам представителя.
Ошибка №9. Сотрудник, на кого была оформлена МЧД, уволился, а доверенность осталась
После увольнения сотрудника МЧД, выданная на его имя, остается действительной. Это создает риски, так как уволенный сотрудник может теоретически использовать доверенность для действий, которые уже не входят в его полномочия.
Что делать:
- Своевременно отозвать доверенность, чтобы предотвратить её дальнейшее использование.
- Уведомить контрагентов. Сообщите партнерам об отзыве доверенности, чтобы избежать случайного принятия подписанных документов от уволенного сотрудника.Отслеживать сроки действия доверенностей, проверять срок действия чужих МЧД, сортировать МЧД по типам, представителям, доверителям, а также отзывать электронные доверенности, если они не актуальны, удобно через сервис Астрал Доверенность. Еще здесь можно создавать доверенности для работы с госорганами, сдачи отчетности и ЭДО.
При оформлении МЧД персональные данные сотрудника (например, ФИО, должность) передаются третьим лицам — в распределенный реестр ФНС, оператору ЭДО или контрагентам. Согласно ст. 88 ТК, работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на передачу его ПД третьим лицам, кроме случаев, установленных законом.
При оформлении МЧД персональные данные сотрудника (например, ФИО, должность) передаются третьим лицам — в распределенный реестр ФНС, оператору ЭДО или контрагентам. Согласно ст. 88 ТК, работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на передачу его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, установленных законом.
Если такое согласие не оформлено, передача данных через МЧД нарушает требования законодательства о защите персональных данных.
Что делать: получить согласие сотрудника.
-
Согласие на обработку персональных данных можно оформить при приеме на работу или непосредственно перед оформлением МЧД.
-
Если сотрудник уже подписывал такое согласие, проверьте, включает ли оно передачу данных в составе МЧД. Если это условие не указано, получите дополнительное согласие.
Если используется сторонний сервис для оформления или хранения МЧД, в большинстве из них уже предусмотрена готовая форма согласия.
Ошибка №11. МЧД оформлена, но не зарегистрирована
Пример ситуации: пользователь пытается зарегистрировать МЧД на портале ФНС, но ресурс недоступен из-за технических работ. Вместо ожидания восстановления работы он решает использовать незарегистрированную МЧД.
Что делать: использование незарегистрированной МЧД возможно только с согласия контрагента, который принимает документ. Если вы обмениваетесь цифровыми документами с партнерами, заключите соглашение, в котором будет предусмотрен порядок предоставления МЧД, включая возможность использования незарегистрированных доверенностей.
Оформление доверенностей — задача, требующая внимательности и времени. С Астрал Доверенность вы можете минимизировать риски ошибок и значительно упростить процесс. В сервисе есть:
✅ Автозаполнение полей из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — исключаем опечатки и неточности.
✅ Шаблоны представителей — заполните данные один раз и используйте для всех доверенностей.
✅ Шаблоны полномочий — выбирайте из готовых вариантов или создавайте свои, чтобы избежать недочетов.
✅ Реестр с МЧД — контролируйте актуальность, статусы и полномочия всех доверенностей в одном месте.
Сервис Астрал Доверенность — решение, которое позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или ИП достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.