Онлайн-касса для интернет магазина: как выбрать и подключить

ОФД (оператор фискальных данных) – это компания, которая непрерывно передаёт данные от пользователей ККТ в налоговую службу, обеспечивая неизменность и защиту передаваемой информации.

Подробнее о понятии ОФД, его функциях, как выбрать и подключиться – рассказали в нашей статье.

Помимо отчётов и бумажных чеков, онлайн-касса должна уметь формировать электронные чеки, чтобы при онлайн-покупке отправлять их клиентам по SMS и Email. В статье разберём, какую кассу выбрать для интернет-магазина и как правильно её подключить и зарегистрировать.

54-ФЗ: требования к интернет-магазинам

По закону все организации и предприниматели, принимающие оплату от клиентов, должны использовать онлайн-кассу. Устройства обеспечивают дополнительную прозрачность при расчёте с покупателями и упрощают процесс передачи информации. Исключения составляют некоторые виды деятельности, которым разрешено не использовать ККТ:

• кредитные организации;
• ИП, применяющие патентную систему налогообложения;
• государственные и муниципальные библиотеки;
• муниципальные дома и дворцы культуры;
• компании по оказанию услуг проведения религиозных обрядов и церемоний;
• аптечные организации, находящиеся в сельских фельдшерско-акушерских пунктах;
• организации по продаже газет и журналов на бумажном носителе, молока и кваса на розлив;
• торговля на розничных рынках, ярмарках и другие.

Полный список тех, кому разрешено не использовать ККТ, указан в статье 2 № 54-ФЗ.

Важно! Исключения не распространяется на организации и ИП, которые осуществляют торговлю подакцизными и маркированными товарами. Проводить маркировку товара без онлайн-касс и специальных приложений по документообороту невозможно.

Интернет-магазины не подпадают под льготы, поэтому обязаны иметь кассу и проводить оплату онлайн, через своего курьера или в своём пункте выдачи заказов. Онлайн-касса не нужна, когда деньги принимает не интернет-магазин, а посредник: почта, компания по доставке грузов, курьерская служба.

Если не использовать кассу при проведении платёжных операций, то назначается штраф, согласно статье 14.5 КоАП РФ:

• кассиру (должностному лицу) – 25—50% от суммы покупки без кассы, но не меньше 10 тысяч рублей;
• компании (юридическому лицу) – 75—100% от суммы покупки без кассы, но не меньше 30 тысяч рублей.

При повторном нарушении на сумму свыше 1 миллиона рублей должностное лицо отстраняют от деятельности на 1—2 года, а деятельность юрлица приостанавливают на срок до 90 дней.

Как выбрать кассу для интернет-магазина

При выборе онлайн-кассы для интернет-магазина нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный Федеральной налоговой службой. Далее отталкиваться от основных параметров:

• тип налогообложения предпринимателя или организации;
• реализуемые товары – для работы с маркировкой и ЕГАИС нужны дополнительные модули;
• поток клиентов и интенсивность торговли на объекте;
• цена оборудования.

Цена зависит от габаритов, материалов изготовления и функциональности. Чем мощнее техника, тем выше цена. При выборе кнопочных касс лучше рассматривать модульную сборку, так, если сломается одна кнопка, не придётся разбирать и ремонтировать сразу всю кассу. Из сенсорных касс надёжностью отличаются проекционно-ёмкостные.

Варианты онлайн-ККМ:

• автономные онлайн-кассы;
• POS-система, которая включает в себя сразу терминал с монитором, сканер, чековый принтер и клавиатуру;
• фискальный регистратор – принтер с фискальным накопителем (ФН), который подключается к ПК/планшету с установленным кассовым ПО.

Фискальный накопитель – это электронный чип в составе кассы, который записывает сведения о торговых операциях, шифрует данные для защиты и передаёт их ОФД. Они имеют различный срок действия и подбираются в зависимости от системы налогообложения и типа бизнеса.

Если выбирать монолитную или сборную кассу, то моноблоки с принтером обходятся дешевле, так как делаются на основе планшетов с кассовым ПО. Касса на планшете удобнее и не виснет от фоновых программ.

При работе курьеров интернет-магазина удобнее использовать мобильную переносную кассу, чтобы быстро сформировать чек и отдать его сразу заказчику вместе с покупкой. Если курьеров много, можно использовать одну автономную кассу в офисе для всех. Например, курьер доставляет покупку и получает деньги, далее он связывается с коллегой в офисе, тот формирует и отправляет клиенту электронный чек на телефон или электронную почту.

Если клиенты приходят в пункт выдачи интернет-заказов и оплачивает покупку там, то для работы подойдёт мобильная или обычная онлайн-касса для стационарной торговли (моноблок или POS-система).

Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют по каждой модели и помогут с установкой.

Если интернет-магазин принимает деньги через платёжную систему, встроенную на сайте, то чек нужно формировать сразу в момент оплаты и отправлять клиенту. Для этого касса интегрируется с сайтом и платёжной системой. Обычная касса здесь не подойдёт, так как технически невозможно пробивать чеки мгновенно и круглосуточно в момент покупки. Поэтому устанавливается касса для интернет-торговли. Такое оборудование отмечено в реестре налоговой. У таких касс нет печати бумажных чеков, только отправка электронного.

Важно! Касса для интернет-торговли подходит только при онлайн-оплатах на сайте. Её не получится использовать для оплаты через курьера или пункт выдачи заказов.

Как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину и зарегистрировать в ОФД

После покупки и установки кассового оборудования его необходимо подключить к интернет-соединению.

Подключить кассу к интернету достаточно просто:

1. Подсоединить ККТ к компьютеру при помощи кабеля или по Wi-Fi.
2. Зайти в меню «Пуск» и выбрать «Устройства и принтеры».
3. Нажать на значок устройства ККТ и следовать указаниям «Мастера установки».
4. После окончания этой процедуры перезагрузить компьютер.

Важно! Должен быть статический IP-адрес и порт, по которому будут передаваться данные. Также необходимо задать определённое имя онлайн-кассы, чтобы не путаться при подключении оборудования.

Чтобы получать платежи с сайта, нужно подключить онлайн-кассу к конкретному интернет-магазину (а именно к программе, управляющей сайтом) и наладить интеграцию при помощи специальных модулей. Для выполнения этой задачи лучше нанять программиста, чтобы он составил индивидуальный код и настроил сопряжение.

Процесс регистрации кассы электронной коммерции практически не отличается от регистрации кассы офлайн-бизнеса. Необходимо проделать следующие шаги:

1. получить электронную подпись, если такой ещё нет, для регистрации и подключения касс;
2. заключить договор с ОФД для передачи данных в налоговую;
3. зарегистрировать онлайн-кассы в ФНС и получить карточку регистрации;
4. ввести полученные регистрационные данные на кассе;
5. произвести регистрацию в личном кабинете ОФД.

Каждый этап достаточно прост и понятен. Электронную подпись применяют для подписания электронных документов, она аналогична собственноручной подписи и позволяет подтвердить авторство документа. После подписания ЭП документ нельзя будет редактировать и что-то менять в нём, подпись также придаёт подписанному файлу юридическую силу/

Правила выдачи электронной подписи изменились и согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» получить подпись руководителя юридического лица или ИП можно только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. А подпись физлица получают в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Электронная подпись также потребуется для входа в личный кабинет системы и регистрации кассовой техники. УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском ЭП юрлица и ИП. Для этого рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. А для получения подписи физлица можно воспользоваться сервисом Астрал-ЭТ или 1С-ЭТП, если уже работаете в программе 1С.

ОФД осуществляют передачу фискальных данных в налоговую в режиме реального времени. При выборе нужно учитывать, чтобы он был в реестре ФНС. Затем зайти к оператору на сайт, оставить заявку на подключение, определиться с тарифом и переходить к заключению договора на оказание услуг.

Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», которое входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ. А функции личного кабинета позволяют проводить мониторинг и аналитику данных. Сервис бесплатно передаёт информацию в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК»

Не подключаться к ОФД разрешено организациям, которые находятся в отдалённых населённых пунктах, их освободили от этой обязанности из-за проблем с подключением к интернету.

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 от 05.12.2016 было установлено, что отдалённые от сетей связи местности, где численность населения не превышает 10 тысяч человек, могут применять ККТ в автономном режиме. То есть без подключения к ОФД и без передачи данных в налоговую инспекцию через интернет.

Для работы с онлайн-кассой необходимо поставить её на учёт в налоговую инспекцию. Сделать это нужно через регистрацию кассы в ФНС для получения регистрационного номера, который потом вводится в Личном кабинете сервиса оператора для постановки на учёт. Инструкция, как это сделать, описана здесь. При подключении кассы важно без ошибок ввести ИНН и дату регистрации ККМ. В случае ошибок ФН будет заблокирован.

Все регистрационные действия доступны в Личном кабинете «Астрал.ОФД». Используя электронную подпись, можно сразу зарегистрировать кассы в ФНС и поставить на учёт у оператора АО «Калуга Астрал». Специалисты компании помогут с подключением и настройкой оборудования.

Как выдавать чеки онлайн-магазинам?

Покупатель может оплатить товар интернет-магазина двумя способами:

• наличными или банковской картой при доставке курьером;
• безналичным расчётом, непосредственно в интернет-магазине во время заказа.

Вне зависимости от того, как был оплачен товар, клиенту должен быть выдан чек в электронной или печатной форме.

Согласно статье 14.5 КоАП РФ, если интернет-магазин не направит клиенту чек, то компанию либо предупреждают, либо штрафуют на 2 тысячи рублей для должностных лиц и 10 тысяч рублей для юридических лиц соответственно.

Также необходимо следить, какие реквизиты печатает касса в чеках. В них могут быть допущены ошибки или не хватать данных, за это полагается предупреждение или штраф.

К обязательным реквизитам кассового чека относится: наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу с учётом скидок и наценок, дата и время осуществления расчёта, порядковый номер фискального документа, признак расчёта, сумма и другие. Полный список представлен здесь.

Постаматы

Постаматом называют автоматизированный терминал для выдачи купленных в интернет-магазинах товаров. Такие устройства устанавливаются в основном на торговых площадях с высокой проходимостью. Их используют для получения посылки в любое время, без участия курьера и других сотрудников.

Постамат оснащён специальным дисплеем, купюроприёмником, оборудованием для приёма безналичных платежей и чековым принтером. Товар кладут внутрь ячейки терминала, которая автоматически отпирается после получения оплаты. Сами товары хранятся в специальных ячейках, которые отпираются при внесении платежа. Чек печатается там же, сразу после платежа. Для установки постамата интернет-магазину необходимо заключить договор с логистическим оператором.

Доставка товара почтой (наложенным платежом)

При таком способе доставки, «Почта России» оказывает услуги почтовой связи и становится платёжным агентом, интернет-магазину не нужно использовать кассу.

Платёжный агент — это организация, которая берёт денежные средства у покупателя, зачисляет их на свой расчётный счёт, а потом переводит их продавцу, удерживая агентское вознаграждение. Такие посредники обязаны выдавать чеки от имени продавца, а значит, должны использовать онлайн-кассы.

Поэтому выдача чека является обязанностью почты. Чек отдаётся покупателю вместе с товаром после оплаты посылки в почтовом отделении.

Безналичная оплата

Если клиент оплачивает покупку интернет-магазина, используя реквизиты продавца, через приложение банка, банковское отделение или банкомат, то магазин должен сформировать чек об оплате до конца следующего рабочего дня. И выслать его в электронном виде на номер телефона и электронную почту покупателя (статья 1.2 закона 54-ФЗ, пункт 5). Также нужно будет поступить при оплате товара электронными деньгами (WebMoney, Яндекс.Деньги и другие электронные кошельки).

Для отправки электронных чеков по SMS / Email со статусом доставки рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом «Астрал.ОФД». АО «Калуга Астрал» входит в утверждённый ФНС список операторов, имеет все необходимые лицензии и сертификаты от Росстандарта и ФСБ России. Сервис передаёт данные и чеки в соответствии с требованиями законодательства вовремя и без перебоев. А круглосуточная поддержка клиентов помогает оперативно решать возникшие вопросы.