С 1 января 2020 года можно вести трудовые книжки работников в электронном виде. Такой формат проще и удобнее, чем бумажный. В настоящее время всё больше работодателей переходят на электронное ведение трудовых книжек для своих сотрудников, что позволяет снизить затраты на бумажную документацию и упростить процесс её обработки
Правила заполнения электронной трудовой книжки
Трудовым законодательством предусмотрены определённые требования к заполнению электронных трудовых книжек. Фактически заполнением электронных трудовых занимается Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). ЭТК формируется из данных, которые передаёт Фонду работодатель.
Электронная трудовая книжка существует исключительно в цифровом формате и представляет собой зашифрованные сведения о трудовой деятельности гражданина, хранящиеся в электронной учётной системе СФР. Информация в электронной трудовой книжке включает данные о сотруднике, его местах работы, квалификации, должностях, датах приёма на работу, переводах и увольнении, причинах прекращения трудового договора и прочих сведениях, аналогичных тем, что содержатся в бумажной трудовой книжке.
Изначально электронная трудовая книжка формируется после того, как работодатель отправляет в СФР данные о работнике в отчётной форме ЕФС-1. До 2023 года такие сведения передавались в Пенсионный Фонд России в отчётной форме СЗВ-ТД.
После объединения ПФР и ФСС в одну структуру форму СЗВ-ТД отменили. Вместо неё разработали новую форму отчётной документации ЕФС-1, которая содержит данные из форм СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
Индивидуальный отчёт о каждом работнике, на базе которого формируется электронная трудовая книжка, содержит следующие сведения:
- регистрационный номер работодателя в СФР;
- наименование организации, ИНН и КПП;
- ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника;
- дату приёма на работу и все важные кадровые изменения (смену должности, новую специальность или квалификацию), а также основания для оформления кадрового события (номер приказа или распоряжения).
Таким образом, для корректного заполнения электронной трудовой книжки необходимо правильно и без ошибок заполнять отчётные документы в СФР.
Как правильно заполнить отчёт в СФР для формирования электронной трудовой
Форме отчёта ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.
Для того чтобы представить информацию о трудовой деятельности сотрудника в отчётной форме ЕФС-1, необходимо заполнить:
- титульный лист;
- подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
- подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».
Чтобы заполнить форму, следует использовать первичные документы страхователя, такие как приказы, документы кадрового и бухгалтерского учёта, технологическую документацию, а также договоры гражданско-правового характера и другие договоры, на основании которых начисляются страховые взносы.
Основные подразделы и разделы отчётной формы при этом заполнять не нужно.
Титульный лист
Титульный лист заполняют всякий раз при сдаче отчётности в СФР.
Заполнение титульного листа ЕФС-1 можно посмотреть на примере следующего образца:
Подразделы 1 и 1.1 раздела 1
Содержат персональные данные застрахованного лица (ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН), его код и код страны, гражданином которой он является.
В табличной части указываются:
- дата кадрового события;
- его наименование (ПРИЁМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ и другие);
- код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС — если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
- название должности, специальности, профессии с указанием квалификации и название структурного подразделения;
- наименование, номер и дата документа, на основании которого осуществляется кадровое мероприятие.
В тех случаях, когда отчёт содержит информацию о таких мероприятиях как «ПРИЁМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», необходимо заполнить графу 6. В ней следует указать кодовое обозначение выполняемой функции.
Код состоит из пяти цифровых знаков в формате ХХХХ.Х. Первые четыре цифры в нём это код деятельности, а цифра после точки — контрольное число. Код выполняемой функции берётся из классификатора ОКЗ. Это требование обязательно для всех организаций, независимо от того, применяются ли в них профстандарты. Если не заполнить графу в соответствии с правилами, СФР не примет отчёт.
Образец заполнения:
Выводы
Поскольку электронные трудовой книжки заполняет СФР, работодателю необходимо правильно заполнять отчёты, на основании которых ведётся ЭТК.
Это не только важно для заполнения электронных трудовых книжек сотрудников. Если заполнить форму ЕФС-1 с ошибками, это может привести к наказанию в виде штрафов:
- если компания имеет более 10 сотрудников или исполнителей по ГПХ и представляет отчёт на бумажном носителе, то штраф составит 1000 рублей;
- за каждого сотрудника или исполнителя по ГПХ, по которому предоставлены неполные/недостоверные сведения, или за нарушение установленных сроков сдачи отчёта предусмотрен штраф в размере 500 рублей;
- непредоставление сведений о трудовой деятельности также может привести к штрафу в размере от 300 до 500 рублей.
Согласно трудовому законодательству РФ, большинство кадровых документов, включая трудовые книжки, можно перевести в электронном виде. К 2024 году Минтруд планирует сделать ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) обязательным для всех работодателей. Поэтому лучше начать переход на КЭДО уже сейчас. Облачный сервис Астрал iКЭДО поможет с организацией кадрового электронного документооборота в вашей компании. Переход на КЭДО позволит вам воспользоваться всеми преимуществами цифровизации кадрового делопроизводства.