Что такое электронный документооборот
Прежде чем приступить к выбору системы электронного документооборота, нужно непосредственно разобраться тем, что он из себя представляет.
Электронный документооборот пришёл на смену бумажному и выполняет те же функции. В частности, ЭДО сопровождает и подтверждает деятельность организации или индивидуального предпринимателя документами.
Современный документооборот функционирует с помощью систем электронного документооборота. Они представляют собой программы или онлайн-сервисы, которые обеспечивают возможность взаимодействия с документами в электронном формате.Главные функции документооборота: создание, получение, отправление, изменение и архивирование документов.
Разработчики СЭД стремятся делать удобные площадки для работы: создают простой интерфейс, расширяют возможности программ, вводят различные тарифные планы.
Обязателен ли электронный документооборот
Егоров подчеркнул, что данное решение должно быть эффективным в первую очередь для бизнеса, и будет принято ФНС лишь после того, как будет принято бизнесом. По словам главы Федеральной налоговой службы, переход на полный электронный документооборот кардинально снизит использование бумаги, ускорит работу и увеличит качество информации.Федеральная налоговая служба начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота. Глава ФНС Даниил Егоров сообщил, что перевод компаний на полный электронный документооборот — это фундаментальный проект, над которым работает служба.
Разбираемся с видами документооборота
Внутренний документооборот включает в себя всю работу с документами, которые не выходят за границы компании. Например, это может быть движение документов между структурными подразделениями. К таким документам относятся приказы, инструкции, служебные записки, заявления и т.д.
Внешний документооборот включает в себя документы для взаимодействия с партнёрами, контрагентами, клиентами и т.д. Он подразделяется на две группы: B2B — бизнес-бизнес и B2G — бизнес-государство. К внешнему документообороту относятся акты, счета-фактуры, накладные, отчёты и т.д.
Юридически-значимый документооборот включает в себя работу с электронными документами, которые имеют правовую силу. Обеспечивается юридическая значимость с помощью квалифицированной электронной подписи. Документы, подписанные с её помощью, приравниваются к документам, подписанным рукописной подписью. Юридическая значимость необходима для договоров, накладных, универсальных передаточных документов и т.д.
На вопрос «какой вид документооборота будет использоваться в моём бизнесе?» ответ — все. Как следует из вышесказанного, электронный документооборот должен выполнять функции бумажного. Для персонала могут быть изданы приказы, для контрагентов — составлены накладные. Сейчас идёт тенденция к развитию именно электронного документооборота, и в некоторых случаях отчётность можно подавать исключительно в таком виде, а значит должна быть обеспечена и юридическая значимость.
Что такое роуминг
Существует множество операторов электронного документооборота (ОЭД), у каждого из которых действуют свои правила и особенности. Ввиду этого, обмен электронными документами может быть ограничен, когда контрагент использует систему другого оператора. В этом случае на помощь приходит роуминг.
Как это может повлиять выбор? Таблица состояния взаимодействия операторов может дать понимание, с контрагентами каких операторов вы сможете взаимодействовать. Если говорить простыми словами, то, чем больше взаимодействий, введённых в промышленную эксплуатацию, тем лучше. Ещё проще — чем больше зелёных отметок напротив названия оператора, тем больше будет возможностей.Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами пользователям разных систем ЭДО. Не между всеми операторами роуминг работает одинаково хорошо. Взаимодействие операторов с роуминговыми центрами и между друг другом отражены на сайте «РОСЭУ» → таблица.
Как выбрать систему электронного документооборота
Выбор системы электронного документооборота (СЭД) должен быть основан на потребностях. Критериями выбора выступают цена системы, её возможности, наличие техподдержки. Немаловажным является также опыт разработчика: полезно уделить время на изучение других продуктов, а также отзывов.
Большая часть систем плюс-минус похожа друг на друга и имеют схожие функции. Поэтому при выборе СЭД важно обратить внимание на её особенности — что предлагает разработчик и чем его продукт отличается от продуктов конкурентов. Например, особенные элементы интерфейса или расширенные возможности. Возможно, именно какая-то особенность будет удобна именно вашему бизнесу.
Итак, выбор системы электронного документооборота должен опираться на возможности, которые она предлагает и уровень доверия к разработчику. Напомним, что, по словам главы ФНС, планируется обязательный переход на полный электронный документооборот. Поэтому, даже если ваш бизнес не работает с товарами, подлежащими маркировке, переходить на ЭДО предпочтительно заранее. Траты на оплату системы будут покрыты сокращением других расходов в связи с переходом на электронный документооборот.
«Астрал.ЭДО» — новый сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Система имеет простой и удобный интерфейс, интеллектуальную систему подсказок и бесплатный роуминг. Тарифы гибкие, их можно настроить под себя.