Документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса, требующая ресурсов и времени. На фоне текущей экономической обстановки в России, а также санкционных ограничений, вести документооборот в традиционном бумажном виде стало довольно затруднительно. Рассказываем, почему переход на электронный документооборот в сложившейся ситуации — наиболее рациональное решение, которое необходимо принять уже сегодня.
Что произошло
Основным препятствием для оформления документов в бумажном виде стали дефицит и дороговизна офисной бумаги формата А4, а также копировальных расходных материалов. Произошло это по нескольким причинам.
Во-первых, прекратились поставки хлората натрия — основного компонента, необходимого для приготовления белящих реагентов, из-за чего крупнейшие целлюлозно-бумажные комбинаты были вынуждены сократить производство офисной бумаги.
Во-вторых, прекратили поставки на территорию РФ такие производители копировального оборудования, как Epson и Xerox, что собственно и привело к дефициту и подорожанию картриджей, тонеров и других расходников.Для решения этой проблемы ЦБК ищут альтернативные схемы приготовления необходимых реагентов, а также рассматривают варианты партнёрства с поставщиками из Китая. Так или иначе, налаживание поставок потребует времени, а сырьё определённо возрастёт в цене, что также отразится на стоимости офисной бумаги.
Что теперь делать
Новости последних дней заставляют беспокоиться компании, чей документооборот главным образом осуществляется на бумаге. В текущих реалиях оперативный переход с бумаги на электронный документооборот — это реальная возможность сократить свои затраты.
Посчитаем на примере.
Для отправки 1000 комплектов документов в месяц нужно:
- купить 6 пачек бумаги (7 800 рублей) и картридж для принтера (8 000 рублей);
- потратить ещё в среднем 45 000 рублей на конверты и отправку писем.
Это 60 800 рублей или 60 рублей 80 копеек за один комплект документов! Плюс время, необходимое для отправки писем и их доставки получателю.
Для сравнения: в сервисе 1С-ЭДО отправка одного комплекта стоит от 2,5 до 10 рублей, подключение и входящие документы — бесплатно. В нашем примере клиент, отправляя в 1С-ЭДО 1000 комплектов в месяц, экономит ежемесячно более 50 тысяч рублей.
А для пользователей ИТС отправки ещё выгоднее. В ИТС Проф входит отправка 100 комплектов в месяц, в ИТС Техно — 50.
Другие преимущества электронного документооборотаЕсли вы не используете 1С, для вас подойдёт сервис Астрал.ЭДО. Для его пользователей предусмотрено 50 исходящих документов в подарок, а также скидка, размер которой зависит от объёма исходящих. Все неиспользованные исходящие документы не пропадают, а переносятся на следующий период.
Экономия денег — это, безусловно, очевидный плюс перехода на ЭДО, но далеко не единственный. Рассмотрим остальные преимущества электронного документооборота.
- ЭДО позволяет экономить время. Обмен электронными документами внутри фирмы и с контрагентами происходит моментально.
- Сервисы ЭДО помогают избежать ошибок в документах. Большинство систем операторов ЭДО снабжены функциями, которые позволяют быстро и безошибочно заполнять документы. Система укажет на обнаруженные ошибки и подскажет, как их исправить.
- Можно контролировать статусы документа. ЭДО делает документооборот «прозрачным», позволяя моментально определить, на каком этапе находится документооборот. То есть, пользователь в любой момент может узнать, в каком статусе находится документ: получен он или уже подписан.
- Не нужно выделять помещение под архив. Организация электронного архива позволит не только оптимизировать доступ к электронным документам, но и обеспечить их сохранность.
Дублировать документы на бумагу тоже не обязательно. Бумажные копии могут потребоваться лишь в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ или договором.Документы в электронном виде не потеряются и не испортятся. Даже если с сервером, на котором организован архив, произойдёт неполадка, документы никуда не денутся — как правило, операторы ЭДО хранят у себя резервные копии, которые формируются после каждой операции с документами.
Как организовать электронный документооборот в своей компании
Для перехода на электронный документооборот нужно подключиться к системе оператора ЭДО — посредника, который обеспечит обмен документами с контрагентами и контролирующими органами. Сервисы 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО имеют свои особенности.
Так, например, 1С-ЭДО встроен в учётную систему 1С и не требует установки дополнительных программ — все операции выполняются в привычном интерфейсе 1С. А доступ к Астрал.ЭДО реализован через единый личный кабинет, в котором можно зарегистрироваться с помощью сертификата электронной подписи или через Госуслуги.
Оба сервиса поддерживают роуминг для документооборота с контрагентами, которые подключены к другим операторам, а также адаптированы для работы с товарами, подлежащими обязательной маркировке и прослеживаемости.
Чтобы подключиться к системе ЭДО, закажите обратный звонок в разделе выбранного сервиса у нас на сайте.
Переходите на ЭДО и экономьте своё время и деньги.