Новые форматы кадровых документов
С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н о единых требованиях к электронным документам, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.
В приказе перечислены 123 кадровых документа, на которые распространяются новые требования, с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ. Документы в списке сгруппированы по ситуациям, например:
- приём на работу;
- оплата труда;
- материальная ответственность;
- персональные данные.
Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня. Он использует только те виды документов, которые сам выбрал для ведения в КЭДО.
По новым требованиям, кадровый электронный документ (КЭД) должен содержать следующие структурные элементы.
Обязательные:
- Основная часть — файл в формате PDF/A-1A.
- Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений.
- Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись.
Необязательные:
- Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
- Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).
Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге. XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В 2023 году действует версия v.1.0.
Переходите на кадровый электронный документооборот с помощью облачного сервиса Астрал.iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить электронными подписями штат сотрудников, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами и их хранения.
Новые форматы квитанций, участвующих в ЭДО
Речь идёт о форматах документов, связанных с выставлением и получением счетов-фактур по ТКС, утверждённых Приказом ФНС России от 30 января 2012 года № ММВ-7-6/36@. Для унификации документооборота эти форматы можно использовать при выставлении и получении первичных и иных документов хозяйствующих субъектов. Изменения в формате обусловлены внедрением МЧД (машиночитаемой доверенности).
ФНС обновила версию формата для следующих документов:
- извещение о получении электронного документа;
- подтверждение даты отправки документа;
- подтверждение даты получения документа;
- уведомление об уточнении электронного документа.
Формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами из Приказа исключили. Изменения внесены Приказом ФНС России от 21 февраля 2023 № ЕД-7-26/133@. Приказ вступил в силу 23 марта, но запрет на использование старых форматов квитанций начал действовать 23 мая.
Сервис Астрал.ЭДО не только позволяет быстро оформлять и передавать электронные документы контрагентам и внутри компании, но и упрощает процесс взаимодействия с налоговым органом. Все функции системы можно попробовать бесплатно!
Новые форматы ЭПД
1 марта 2023 года вступили в силу приказы ФНС России, которыми утверждены формы, правила заполнения и XML-форматы электронного договора фрахтования, электронного путевого листа, электронного заказа и заявки:
- Приказ ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@
- Приказ ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@
- Приказ ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@
Электронный путевой лист состоит из шести титулов.
| Файл обмена | Состав файла |
|---|---|
| Обязательные титулы | |
| Файл обмена информацией об обстоятельствах и особенностях рейса |
Создаёт собственник ТС. Содержит информацию:
|
| Файл обмена информацией о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра |
В зависимости от схемы обмена ЭПЛ, титул создаёт штатный медицинский сотрудник или внешняя организация, например, оказывающая услуги дистанционного медицинского осмотра. Содержит информацию:
|
| Файл обмена информацией о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места) или при приёме транспортного средства от другого водителя |
Содержит информацию:
|
| Файл обмена информацией о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку (парковочное место) или при сдаче транспортного средства другому водителю |
Содержит информацию:
|
| Необязательные титулы | |
| Файл обмена информацией о результате предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства и выпуске транспортного средства на линию |
Титул создаёт ответственный за техническое состояние ТС. Это может быть штатный специалист или внешняя организация. Содержит информацию:
|
| Файл обмена информацией о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра |
Содержит информацию:
|
Электронный договор фрахтования включает в себя два файла обмена: файл обмена информации фрахтователя и файл обмена информации фрахтовщика.
| Файл обмена | Состав файла |
|---|---|
| Файл обмена информации фрахтователя |
Содержит сведения:
|
| Файл обмена информации фрахтовщика |
Содержит сведения:
|
Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена, которые подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью должностного лица.
| Файл обмена | Состав файла |
|---|---|
| Файл обмена информации грузоотправителя |
Содержит сведения:
|
| Файл обмена информации перевозчика о приёме груза к перевозке |
Содержит сведения:
|
Применять новые форматы ЭПД можно с 11 марта 2023 года. Это пока необязательно, но если контрагенты обмениваются перечисленными документами в электронном неформализованном виде, то они должны перейти на утверждённые форматы ЭПД.
ГК «Астрал» прелагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные накладные по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Какие ещё форматы документов планирует разработать ФНС в 2023 году
ФНС России утвердила план разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2023 год. В текущем году будут разработаны форматы четыре важных для электронного документооборота документов: акта приёма-передачи запасов (основных средств), накладной по учёту движения запасов, акта рекламации (претензии), спецификации.
Их использование позволит бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, а также ускорит взаимодействие с контрагентами. В перспективе доработка информационных систем сэкономит компаниям и предпринимателям деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы. Кроме того, документы, сформированные по утверждённым форматам, можно передать в ФНС в электронном виде при проведении контрольных мероприятий.
ФНС также принимает предложения от налогоплательщиков. Если в списке нет нужного формата документов, можно разработать его самостоятельно согласно методическим рекомендациям и отправить на рассмотрение.