Каким бывает формат электронных документов
Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. Формализованными называют документы с расширением .xml, формат которых разработан и утверждён приказом ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
Организуйте юридически значимый ЭДО с контрагентами с помощью Астрал.ЭДО. Оставьте заявку, чтобы попробовать бесплатно.Действующие форматы электронных документов
Хозяйствующие субъекты уже давно обмениваются с контрагентами электронными документами по установленным форматам.
Хозяйствующие субъекты уже давно обмениваются с контрагентами электронными документами по установленным форматам.
Счёт-фактура
В счёте-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утверждён приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н. Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учётного документа и счёта-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержится вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором ещё отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счёт-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счёт-фактура — в нём прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Формат корректировочного счёта-фактуры утверждён приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приёмки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учётный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утверждён приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утверждённом приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Новые форматы электронных документов в 2022 году
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
ЭДО в сфере грузоперевозок был запущен с 2022 года на добровольной основе. А 21 мая 2022 года был утверждён единый формат ЭТрН (постановление Правительства № 931). Документ вступит в силу с 1 сентября 2022 года. Начиная с этой даты, перевозчики, которые уже обмениваются накладными электронным способом, будут использовать единый формат.
Переход на обязательное применение ЭТрН запланирован с 1 января 2023 года.
Электронный договор
24 марта 2022 года был утверждён новый формат электронного договора.
Формат PDF-А/3 позволяет обмениваться договорами с контрагентами с разным уровнем цифровизации. Такой электронный документ можно прочесть и подписать независимо от наличия специальной системы ЭДО.
Кадровый ЭДО
Работодатели могут добровольно перейти на кадровый ЭДО уже сегодня. Однако единых требований к формату кадровых документов пока нет. Но проект уже готов и опубликован на правовом федеральном портале. Он должен вступить в силу с 1 марта 2023 года.
В проекте приведён полный справочник документации. Кадровые документы в нём сгруппированы по разделам.
- Приём на работу.
- Рабочее время и время отдыха.
- Оплата труда.
- Охрана труда.
- Образование сотрудника.
- Социальное партнёрство.
- Персональные данные.
- Изменение условий трудового договора.
- Прекращение трудовых отношений.
- Иные документы.
Каждый отдельный документ будет состоять из:
- основной части (формат PDF/A);
- приложений в форматах, которые предназначены для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- электронных подписей;
- описания документа;
- транспортного контейнера в виде одного файла формата .zip.
Форматы электронных документов в разработке
20 апреля 2022 года ФНС утвердила План разработки и ввода формата электронных документов на 2022 год (распоряжение № 92@).
Некоторые форматы документов налоговики разработают сами, к разработке других — привлекут иные ведомства и компании. Все форматы будут утверждены приказами ФНС.
В 4 квартале 2022 года налоговики при участии 1С планируют разработать и утвердить форматы:
- счёта на оплату;
- прейскуранта;
- авансового отчёта;
- отчёта агента (комиссионера);
- списка застрахованных лиц (по ДМС).
А Минтрансу поручат разработку:
- путевого листа;
- заявки;
- заказа;
- договора фрахтования.
Налоговики также поощряют инициативу налогоплательщиков. Если в Плане нет нужного формата электронного документа, можно разработать его самостоятельно, используя Методические рекомендации, и внести на рассмотрение Комиссии по форматам электронных документов.