Номенклатура дел по личному составу. Как ее вести

Что такое номенклатура дел по личному составу

Номенклатура дел —это систематизированный архив различных документов, сформированных в дела, с указанием заголовков, наименований и сроков хранения.

Соответственно, номенклатура дел по личному составу — это видовой состав всех документов, проходящих через отдел кадров. Кадровая номенклатура — составной элемент номенклатуры всей организации.

Систематизация кадрового документооборота позволяет наладить эффективный кадровый учет и сохранность документов. Тем более, что последнее — это требование п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. А документов в отделе кадров бесчисленное множество. Это и трудовые договоры, трудовые книжки, приказы, положения, личные карточки и т. д.

Любому работодателю вне зависимости от организационно-правовой формы для организации номенклатурного учета в кадровой службе рекомендуют руководствоваться не только 125-ФЗ, но и:

• приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
• приказом Минкульта от 31.03.2015 № 526.

Последний документ предусматривает нормы для электронного кадрового документооборота. Кстати, переходить на ЭДО в кадровом деле вправе любой работодатель. С 22.11.2021 возможность обмена кадровыми документами в цифровом пространстве разрешена на законодательном уровне: в главе 2 ТК появились ст. 22.1 — 22.3.

Астрал.iКЭДО облачный сервис кадрового делопроизводства: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения кадровых документов.

Для чего нужна номенклатура дел в кадровом делопроизводстве

В предыдущем разделе мы упомянули, что номенклатура систематизирует кадровую документацию, тем самым упрощает работу с ней. Теперь разберем подробнее.

Просто бесконечно хранить все документы в одном месте — недостаточно, неразумно и нерационально.

Во-первых, запасы пространств не безграничны, и рано или поздно любой работодатель сталкивается с проблемой размещения кип бумаг.

Во-вторых, кадровые документы имеют разные сроки хранения. То есть хранить всю жизнь приказы, которые подпадают под пятилетнее хранение, означает захламлять пространство и создавать помехи самому себе и на полках в шкафу и в процессе поиска нужного документа.

Документы, подшитые в дела, систематизированные по наименованию и срокам хранения, легче найти, отследить «возраст» и по его истечению уничтожить или же, наоборот, обеспечить сохранность для бумаг с длительным сроком хранения.

Это и есть номенклатура в действии: документы разбиты по категориям, которые подлежат хранению, а сроки хранения определены в соответствии с законодательством.

Внедрение кадрового электронного документооборота на законодательном уровне означает, что храниться документы теперь могут не только на бумажных носителях, но и на электронных. Соответственно и номенклатуру дел следует вести для систематизации и бумажных документов и цифровых.

Как вести номенклатуру на бумаге

Формировать номенклатуру работодатель вправе, следуя приказам Минкульта и Росархива, а может и разработать ее самостоятельно, но с учетом требований к хранению документов.

1. Формируем структуру будущей номенклатуры

Итак, для начала необходимо:

• условно разложить по папкам все документы, то есть сформировать дела;
• определить сколько нужно хранить каждое конкретное дело. Здесь руководствуемся разделом 8 перечня из приказа № 236. Для тех номенклатурных дел, сроки хранения которых в приказе отсутствуют, рекомендуют делать запросы в Росархив, и обеспечивать хранение, ориентируясь на ответное письмо.

Как только у кадровика будет окончательно представление и сколько получилось дел, каков их состав и сроки хранения — можно считать, что структура номенклатуры готова.

Для оформления на бумаге номенклатуры дел по личному составу, используют форму из приложения 26 к приказу № 236.

Разберем структуру номенклатуры подробнее:

Номер графы	Название графы	Содержание
1	Индекс дела	Код, который соотносится с тем или иным структурным подразделением и порядковым номером конкретного дела. Эти два кода могут отделяться друг от друга символом “-”, например, 01-05, где 01 - номер, присвоенный какому-либо отделу компании, 05 - номер дела, в которое подшиваются определенные документы
2	Заголовок дела	Название конкретных категорий дел или документов (договоров, приказов и т. д.)
3	Количество томов (частей)	Количество сшитых книг в одном деле. Это поле заполняется в конце года, когда дело будет закрыто, и станет известным окончательное количество томов
4	Срок хранения и № статьи по перечню	Указывают сколько хранить каждое дело со ссылкой на статьи в законодательных актах
5	Примечание	В этой графе кадровики делают пометки, например, об использовании документов из дела, а также об изъятии или уничтожении

2. Издаем приказ

Удобнее издавать приказ об утверждении номенклатуры в конце года, чтобы начать вести ее с 1 января будущего года. Действовать документ будет по 31 декабря включительно.

А далее — новый приказ, и так каждый год.

Как вести номенклатуру в электронном виде

Что касается электронной номенклатуры дел по личному составу, то на законодательном уровне весьма поверхностно описан факт включения цифровых документов в номенклатуру.

Обращаться следует к:

• разделу 6 Правил делопроизводства из Правительства от 15.06.2009 № 477;
• инструкции по делопроизводству из приказа Росархива от 11.04.2018 № 44.

Эти два документа указывают на применение принципа методического единства в работе с электронными и бумажными документами. Отсюда делаем вывод, что электронную номенклатуру дел ведем аналогично бумажной.

Спроецируем на цифровое пространство бумажную номенклатуру. Файлы электронных документов будут размещаться по папкам, которые в свою очередь будут структурированы и систематизированы по направлениям деятельности, типам документов и т. д. Сроки хранения цифровой документации аналогичны бумажной.

О том, как организовать хранение цифровых документов читайте наши статьи «Как хранить электронные документы» и «Как организовать электронный архив».

По сути это и есть электронное номенклатурное дело. Соответственно назвать эту папку нужно так, чтобы получился заголовок электронного дела, который будет вписан в соответствующее поле «Заголовок дела» формы номенклатуры.

Аналогично структурированы и базы программ кадрового ЭДО. Их преимуществом является то, что программа самостоятельно помещает электронный документ в нужную папку, тем самым формируя дело. Кадровику не нужно подшивать бумажный документ или переносить в необходимую папку электронный, что чревато ошибками и потерями нужных бумаг. КЭДО обеспечит порядок и в документах и упростит доступ к ним вне зависимости от «возраста» документа.

Сведения об укрупненных элементах (директории, информсистемы, программы, жесткие диски, базы и т. д.), хранение документов на серверах, в том числе без структуры и иерархии, следует описывать в графе «Примечание». Оформить можно в виде «пути» к конкретному делу с использованием символа «/».

Кроме того, Методрекомендации, опубликованные Росархивом на своем сайте 18.07.2018 говорят следующее:

• Формировать электронные дела нужно в информсистеме. Речь идет не только о КЭДО, но и о программах и базах данных, при помощи которых храняться и формируются сканы и/или электронные копии документов.
• Электронные дела подлежат обязательному отображению в номенклатуре дел по личному составу со ссылкой не его цифровую природу.
• К индексу электронного номенклатурного дела рекомендуют приписывать литер, обозначающий «электронность». Например, буквенными символами «Э» или «ЭД».

Заключение

Если организация ведет номенклатуру и переходит на КЭДО, то ей придется какое-то время вести не одну номенклатуру, а две: в бумажном виде и электронном. Так будет продолжаться до тех пор, пока все сотрудники не перейдут на КЭДО, а кадровые документы компании не будут полностью переведены в электронный вид.