Как мы интегрировали 1С-ЭДО с Битрикс24 и повысили эффективность отдела продаж

Астрал-Софт» входит в группу компаний «Астрал», частью которой также является оператор ЭДО «Калуга Астрал».

Предпосылки или Почему мы решили интегрировать сервис ЭДО с Битрикс24

Первопричиной стал один крайне важный фактор: бумажный документооборот — это неудобно, дорого и долго. С ростом компании и клиентской базы все эти недостатки ощущались только острее. С учётом этого, а также того, что у ГК «Астрал» внушительный опыт в предоставлении услуг ЭДО, — услугами оператора «Калуга Астрал» давно пользуется множество организаций, — было принято решение перевести весь документооборот отдела продаж «Астрал-Софт» в электронный формат.

Работа с клиентами у отдела продаж происходит исключительно в сервисе Битрикс24. Вся коммуникация с клиентом, в том числе заявки, получаемые с сайта и рекламных баннеров, а также входящие телефонные контакты, фиксируется в виде специальных форм — Сделок.

В Сделке менеджеры указывают информацию о клиенте и проставляют статусы общения с ним.

Поскольку вся работа осуществлялась менеджерами в Сделках, то и документооборот с клиентами было бы удобно вести там же. Поэтому мы решили внедрить электронный документооборот в компании путём интеграции сервиса 1С-ЭДО с Битрикс24.

Реализация проекта и результаты

Первый этап. В первую очередь в Битрикс24 был интегрирован механизм формирования счетов и закрывающих документов. Это позволило менеджерам формировать счёт для клиента прямо в Сделке за пару кликов.

Второй этап. Далее была произведена интеграция 1С-ЭДО с Битрикс24, в результате чего менеджер мог не только сформировать счёт и закрывающие документы прямо в Сделке, но и отправить их клиенту по ЭДО.

Какого эффекта мы добились в итоге?

Первое и самое важное — это упрощение и оптимизация процесса работы с документами для менеджеров компании:

• менеджеры работают в одной системе, им не нужно заходить в 1С и сервис 1С-ЭДО, чтобы отправить документы контрагенту, а значит — экономится время, снижается риск ошибок;
• работая непосредственно в Сделке, менеджер свершает гораздо меньше действий и может больше времени посвящать поиску клиентов и переговорам с ними;
• новых сотрудников не нужно обучать работе в 1С — они могут сразу же включиться в работу и сосредоточиться на продажах, а не на сопровождающих процессах.

Второе, на что следует указать, это очевидные плюсы от перехода на ЭДО:

• экономия времени — менеджеру не приходится распечатывать документы и готовить их для отправки почтой, доставка документов происходит моментально;
• экономия средств на бумагу и доставку документов;

Для наглядности сравним расходы: отправка одного комплекта бумажных документов обходится в 50 рублей (с учётом затрат на бумагу, печать и доставку документа Почтой России), а при передаче электронного документа через сервис 1С-ЭДО стоимость отправки составит 10 рублей. А при больших объёмах передачи ещё ниже. То есть, чем больше документов нужно передать, тем меньше потратит отправитель.

• обеспечение сохранности документов.

Как рабочий процесс происходит теперь

1. Настройка электронного документооборота с клиентом

Если общение с клиентом происходит впервые, сначала необходимо настроить с ним ЭДО. Для этого менеджер отправляет клиенту приглашение начать ЭДО. Для удобства менеджеров этот процесс был автоматизирован — приглашение отправляется автоматически сразу после выставления счёта, если с клиентом ещё не настроен ЭДО.

Если клиент не подключён ни к какому сервису электронного документооборота, сделать это можно сразу же с помощью менеджера. «Калуга Астрал» является оператором ЭДО в сервисах 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО. Первый сервис будет удобен для клиентов, которые работает в 1С, а второй подойдёт тем, кому нужно облачное решение ЭДО.

2. Отправка документов

После того как клиент примет отправленное ему приглашение, менеджер может в пару кликов отправить ему счёт на оплату, а после оплаты так же быстро сформировать и отправить закрывающие документы.

Что в итоге

Интеграцию планируется активно поддерживать и добавлять новые опции. Разработчики активно взаимодействуют с пользователями, принимая обратную связь и рассматривая запросы на расширение набора функций интеграционного решения.

На текущий момент реализованы:

• возможность добавлять несколько компаний отправителей;
• отправка приглашений (с возможностью включения автоматического режима);
• отправка счетов на оплату;
• отправка закрывающих документов (с возможностью включения автоматического режима);
• отправка произвольных документов;
• принятие, отклонение и аннулирование документов;
• отзыв приглашений;
• переформирование документов;
• реестр исходящих документов;
• реестр входящих документов;
• уведомления о входящих документах участников сделки или бизнес процесса;
• массовая работа с документами.

Хотите интегрировать ЭДО в Битрикс24, чтобы упростить работу своего отдела продаж и сделать её более эффективной? Или же у вас есть какой-то другой запрос на внедрение ЭДО в вашей компании?

Оставьте заявку и мы вас проконсультируем по всем вопросам о переходе на электронный документооборот.