Развитие КЭДО в России
В 2020 году начался значительный эксперимент, инициированный Минтрудом России, который был направлен на внедрение электронного документооборота в сфере кадровой работы. В эксперименте участвовал ограниченный круг работодателей, которые добровольно согласились на участие. Целью эксперимента было протестировать процессы ведения кадровых документов в электронном формате без их дублирования на бумаге и подготовить предложения по соответствующим изменениям в законодательстве.
В рамках эксперимента работодатели имели возможность самостоятельно выбирать, какие документы будут вестись в электронной форме, и определять тип электронной подписи для их подписания. Однако для заключения трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, а также при внесении изменений в эти документы, требовалось использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
Эксперимент также включал возможность предоставления документов в контрольно-надзорные органы в электронной форме, подписанных усиленной квалифицированной подписью. Все расходы, связанные с ведением электронного документооборота, в том числе использование электронной подписи, брали на себя работодатели.
С 22 ноября 2021 года начали действовать новые правила, позволяющие работодателям полностью переходить на электронный кадровый документооборот, что означает возможность создания, подписания, использования и хранения кадровых документов в электронной форме без их дублирования на бумаге.
Для перехода на электронный документооборот работодателям необходимо было принять соответствующий локальный нормативный акт, получить согласие от сотрудников и покрыть все связанные с этим расходы, включая получение электронных подписей сотрудниками и создание собственной информационной системы.
С 1 марта 2023 года вступили в силу унифицированные требования Минтруда РФ, обязательные для всех работодателей, перешедших на КЭДО. С 1 июня 2023 года начался новый эксперимент по внедрению КЭДО в государственных учреждениях, который продлится до 31 мая 2024 года. В рамках этого эксперимента предлагается создать единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы (ЕИСУКС), что позволит участникам эксперимента эффективно управлять кадровыми документами в электронной форме.
Расскажем какие все же кадровые документы нужно вести в электронном виде
При переходе на КЭДО работодатель получает возможность вести большинство кадровых документов в электронном формате, за исключением некоторых категорий, указанных в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ. К этим исключениям относятся приказы об увольнении (кроме увольнения сотрудников, работающих дистанционно согласно 407-ФЗ), акты о несчастных случаях на производстве, а также журналы проведения инструктажей по безопасности. Для этих документов, даже если они оформлены в электронном виде, требуется наличие бумажных копий.
Также стоит отметить, что система кадрового электронного документооборота не распространяется на ведение трудовых книжек, которые продолжают оформляться в бумажном виде.
Переход на кадровый ЭДО в 2024 году
1. Идентификация подразделений и документов для цифровизации.
- Определите, какие подразделения и типы документов подходят для перевода в электронный формат, учитывая их специфику. Электронный формат может быть особенно удобен для подразделений с интенсивным документооборотом, включая кадровые документы. Также разработайте внутренние правила для управления переходом на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
2. Разработка положений для регулирования КЭДО.
- Создайте документы, которые будут регулировать процесс перехода на электронный кадровый документооборот. Включите в них основные аспекты внедрения КЭДО, такие как порядок перехода, виды и принципы использования электронных подписей, а также порядок обработки персональных данных.
3. Информирование и согласие сотрудников.
- Уведомите сотрудников о предстоящих изменениях и получите их письменное согласие на переход на КЭДО. Для упрощения учета рекомендуется составить список сотрудников, перешедших на электронный документооборот.
4. Обучение сотрудников и адаптация к новым условиям (Кадровый ЭДО).
- После информирования проведите обучение, в ходе которого сотрудники смогут узнать о новых правилах работы с электронными документами, особенностях работы с электронными подписями и методах заполнения электронных форм.
5. Внесение изменений в коллективные договоры.
- Если в организации действуют коллективные договоры, необходимо внести в них изменения, отражающие новые условия работы с кадровыми документами в электронном виде, чтобы обеспечить правовую ясность и соблюдение новых процедур.
Подведем итоги
Реализация кадрового электронного документооборота (КЭДО) в компании представляет собой значимый шаг в направлении модернизации бизнес-процессов, который способствует повышению эффективности операций, уменьшению затрат и улучшению коммуникации между сотрудниками и организацией в целом. Хотя в 2024 году внедрение кадрового электронного документооборота не является обязательным, компаниям стоит рассмотреть преимущества его применения.
Проще всего перейти на кадровый ЭДО с Астрал i КЭДО. С помощью нашего сервиса вы сможете обеспечить штат сотрудников электронными подписями, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также для их хранения.