Электронный документооборот на производстве

Для промышленного предприятия критически важно, чтобы система обеспечения производства работала без остановки, с учётом возможных нештатных ситуаций.

Чтобы наладить производство таким образом, необходимо, помимо прочего, оптимизировать процесс документооборота, включающий в себя обмен документами внутри компании и с партнёрами, а также передачу отчётности в контролирующие госорганы (например, в ФНС). Поэтому электронный документооборот на производстве — мера, без которой промышленной организации сегодня не обойтись

Какие документы участвуют в электронном документообороте на производстве

Перечень наиболее распространённых документов, участвующих в электронном документообороте на производстве, включает в себя:

каталоги с ассортиментом выпускаемой продукции для потенциальных покупателей;
конструкторскую и технологическую документацию с описанием параметров выпускаемой продукции и процессов производства;
графики поставок сырья, материалов и готовых изделий, а также уведомления об их приёмке и отгрузке;
отчётность об инвентаризации остатков на складах, продажах продукции и др.

Зачастую для полноценной работы со специфическими документами в электронной форме универсальная система ЭДО не подходит. Поэтому необходимо либо подобрать специализированное программное решение, либо найти систему с поддержкой глубокой функциональной кастомизации.

При организации ЭДО на предприятии в системе электронного документооборота (СЭД), помимо специфических, обрабатываются также документы, применяющиеся во многих других сферах. В число таких документов входят:

счета-фактуры;
товарно-транспортные накладные;
акты сверки взаимных расчётов;
счета на оплату;
доверенности и др.

Сервис Астрал.ЭДО идеально подходит для организации электронного документооборота как внутри компании, так и с контрагентами. Функции сервиса позволяют вести сразу несколько предприятий в одном окне, работать с маркировкой и взаимодействовать с партнёрами, которые подключены к другим операторам ЭДО.

Этапы работы с документами в системе ЭДО

Обработка документов в системе ЭДО при организации электронного документооборота на производстве происходит в стандартном порядке:

Создание документа.

Работа в системе ЭДО позволяет в значительной степени ускорить процесс создания документов, благодаря множеству готовых шаблонов. Их применение освобождает сотрудников от необходимости вручную набирать весь текст документа.

Передача.

Подготовленный документ передаётся получателю по защищённым каналам связи практически мгновенно.

Обработка.

На этом этапе документ рассматривается должностным лицом. Визирование или отказ в нём выполняются буквально в несколько кликов.

Архивирование и хранение.

Организация ЭДО на производстве позволяет создать электронный архив. Хранение документов в электронном виде минимизирует повреждения или утраты, а также защищает документацию от незаконного доступа.

В чём плюсы организации ЭДО на производстве

Электронный документооборот, организованный на производстве, позволяет сэкономить ресурсы, время и деньги.

ЭДО в значительной степени уменьшает время на создание, передачу и получение документов. При этом сокращаются затраты на бумагу и копировальные расходники, а также отпадает необходимость в услугах доставки документации курьерской службой. Работники производства, которых ранее привлекали к выполнению так называемых «обеспечивающих» задач, с внедрением системы ЭДО смогут полностью сконцентрироваться на своей основной деятельности.

Кроме того, уменьшается влияние человеческого фактора — работа в системе ЭДО помогает предотвратить ошибки, которые можно допустить при ручном заполнении документа, повышая таким образом качество выпускаемых изделий.

Работа с электронными документами ускоряет процесс приёмки сырья и материалов, а также отгрузки готовой продукции со склада. За счёт этого увеличиваются объёмы выпуска изделий, их оборот и, соответственно, растёт прибыль.

Грамотная организация ЭДО на промышленном предприятии позволит решить частую проблему «зоопарка» учётных систем, с которой вынуждены сталкиваться компании по мере развития бизнеса. Унификация процессов документооборота упростит и ускорит обмен документами внутри компании, а также с контрагентами и госорганами, снизит нагрузку на работников и повысит производительность.

Специализированные системы ЭДО для производства, внедрённые и настроенные квалифицированными специалистами, позволяют точно прогнозировать поставки сырья и материалов, производство изделий и их отгрузки. Это даст руководству компании возможность видеть общую картину производства и принимать продуманные решения.

Назад к списку