Цифровизация документов является неотъемлемым аспектом современного бизнеса, стремящегося к повышению эффективности и автоматизации процессов. Всё больше первичных документов теперь оформляется в электронном виде, в том числе акт о приёмке выполненных работ.
Зачем нужен электронный акт выполненных работ
Электронный акт выполненных работ выполняет те же функции, что его бумажная версия.
Акт о приёмке выполненных работ — это первичный учётный документ, который подтверждает факт выполнения определённых работ или оказания конкретных услуг. Он служит основанием для учёта денежных затрат, связанных с выполнением работ или предоставлением услуг, и может быть использован при расчёте налога на прибыль.
Этот документ подтверждает фактическое выполнение работ или услуг и может использоваться как доказательство при взаимодействии с контролирующими органами или при проверке финансовых отчётов. Акт приёмки работ или услуг также помогает предотвратить споры и несоответствия между заказчиком и исполнителем, устанавливая ясные основы и ожидания.
Формат электронного акта выполненных работ
Ранее в электронном документообороте (ЭДО) акт выполненных работ не имел унифицированного формата. Поэтому для оформления документа использовался один из двух форматов, рекомендованных ФНС (Приказ ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@, Приказ ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@).
Для акта выполненных работ в ЭДО формат утвердили официально в 2022 году. Основанием для этого стал Приказ ФНС России от 28 июля 2022 года № ЕД-7-26/691@.
Приказ устанавливает требования к XML-файлам, используемым для акта сдачи результата и его приёмки заказчиком в соответствии с формой КС-2. Электронный акт о приёмке выполненных работ, описанный в этом документе, применяется в рамках электронного документооборота с контрагентами и для передачи информации в налоговую.
Внедрение утверждённой формы цифрового акта о приёмке выполненных работ является частью программы по единому подходу к использованию и обороту электронных документов. Для соответствия требованиям Федеральных стандартов бухгалтерского учёта (ФСБУ) электронный акт выполненных работ должен содержать утверждённый XML-файл, подписанный действующей квалифицированной электронной подписью.
По оценке налоговой, применение формата электронного акта о приёмке выполненных работ способствует развитию существующей системы электронного документооборота и удовлетворяет разнообразные потребности хозяйствующих субъектов при обмене документами в электронной форме.
Данная унифицированная форма тем не менее не является обязательной. Организации и ИП вправе использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные Основное требование к доработанным формам акта — документ должен содержать все обязательные реквизиты «первички» (п. 4, 8 ФСБУ 27/2021, ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Преимущества актов выполненных работ в электронном виде
Вот какие преимущества даёт электронный документооборот:
- акты выполненных работ в электронном виде можно сформировать и отправить контрагенту моментально;
- ЭДО минимизирует риски ошибок, связанных с ручным вводом данных и их неправильной интерпретацией;
- все необходимые правки в документ вносятся легко и быстро;
- за счёт автоматизации процессов повышается эффективность — время, которое затрачивалось на оформление бумажных документов можно использовать для выполнения других задач;
- снижаются затраты на печать, пересылку актов о приёмке выполненных работ;
не нужно выделять место для хранения бумажных документов; - электронный архив позволяет быстро найти необходимый акт;
- можно организовать совместный доступ к документам, что облегчает работу сотрудников, особенно в условиях удалённой работы.
Почему переход на ЭДО может быть обязательным
Переход на электронный документооборот не только даёт преимущества. В некоторых случая он также обусловлен требованиями законодательства, согласно которым некоторые первичные документы должны быть предоставлены в налоговую исключительно в электронном виде через оператора ЭДО. Это обязательное условие, которое необходимо соблюдать. В противном случае организацию ждёт наказание за неправильное оформление отчётности.
Невыполнение требований по предоставлению первичных документов рассматривается как нарушение правил учёта. В случае такого нарушения предусмотрены следующие штрафы:
- 10 тысяч рублей в случае нарушения в одном налоговом периоде;
- 30 тысяч рублей, если нарушения были в нескольких налоговых периодах;
- 20% от неуплаченной суммы налога или взносов, но не менее 40 тысячи рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.
Кроме того, непредоставление первичных документов для налогового контроля также влечёт за собой штраф в размере 200 рублей за каждый документ. Помимо финансовых санкций, такое нарушение может привести к административной ответственности.
Чтобы перевести делопроизводство вашей компании в электронный формат, подключите сервис Астрал.ЭДО. Сервис не только позволяет быстро оформлять и передавать электронные документы контрагентам и внутри компании, но и упрощает процесс взаимодействия с налоговым органом. Все функции системы можно попробовать бесплатно!