ЭДО для обслуживающей бухгалтерии: как не пожалеть о выборе оператора

В бухгалтерии, как в жизни, момент решает все. Клиенты предпочитают получать за свои деньги максимум, поэтому выбор часто делается в пользу того, кто обеспечит молниеносный обмен документами. И, разумеется, чтобы все работало стабильно — на сегодняшний день это ключевой показатель. ЭДО – единственная на сегодняшний день разумная альтернатива для оперативной отправки документов вне зависимости от места нахождения как отправителя, так и адресата.

Еще пара моментов: надежное, безопасное хранение с возможностью моментального получения нужных документов. Не секрет, что многие из нас недооценивали надежность российских серверов и переоценивали «дружелюбие» зарубежных. Не вдаваясь в полемику, подчеркнем: оператор ЭДО (при правильно сделанном выборе) обеспечивает 100%-ную сохранность документации, регулярные бэкапы и возможность быстро найти необходимую «бумагу».

В числе прочих неоспоримых плюсов ЭДО:

• централизация приема, верификации и хранения;
• экономия на отказе от бумаги и повышение репутации (компании, которые следят за экологией и стараются сохранить леса — всегда в тренде);
• повышение уровня обслуживания и, соответственно, лояльности клиентуры;
• никакого риска утраты документов клиента;
• отсутствие границ для взаимодействия и дальнейшего развития.

Если у вас есть 1С, то оценить работу в электронном документообороте можно прямо из программы.

Сервис 1С-ЭДО за счет взаимодействия с продуктами 1С позволяет быстро подключиться и начать работу в привычном интерфейсе. Роуминг с другими операторами и удобный цифровой архив также входят в пакет.

А теперь о параметрах выбора: возможность попробовать самому, цена, простота, функциональность. 

Тестовый период

Лучше один раз «поюзать», чем тысячу раз услышать. Не навязывая свое мнение, заметим: не надо иметь дело с тем, кто не дает бесплатного тест-драйва до того, как договор заключен. И хорошо бы, чтобы было так:

• неурезанная, полноценная «тестовая» версия;
• «классический» тестовый период, чем длиннее, тем лучше, но в любом случае не менее 30 дней;
• возможность продолжить в дальнейшем работу без необходимости нового подключения и сохранение всех уже созданных вами документов.

Сам процесс должен выглядеть не сложнее: «войти в сервис» — «отправить заявку» — «разослать приглашения» — «работать».

Разумеется, крайне важна техподдержка, оценить качество которой можно, лишь воспользовавшись достаточно продолжительным тестовым периодом.

Все это реализовано в сервисе Астрал.ЭДО. А для вас Астрал.ЭДО запускает акцию: станьте Лидером мнений для ваших клиентов и получайте кэшбек 40% с каждого оплаченного счета. Клиент по рекомендации получит + 1 месяц Астрал.ЭДО и 50 исходящих в подарок. Для участия в акции необходимо зарегистрироваться.

В наше время никого не проведешь «самым дешевым» предложением. Потому что за ним наверняка последуют какие-то доплаты, надбавки и прочие прелести.

Как в мобильной связи — тарифы примерно у всех одинаковы в реальности. В любом случае главное — это прозрачность, чтобы можно было бы еще «на берегу» знать, за что придется платить. 

Хороший тон для оператора ЭДО:

• все входящие документы — бесплатно;
• бесплатный роуминг между операторами;
• возможность докупать количество отправок, выбрав изначально самый доступный (минимальный) тариф.

Если заранее известен объем предполагаемого исходящего трафика в ЭДО, то логичнее выбрать пакетное предложение и, единожды внеся окончательно определенную сумму, не заморачиваться мыслями о выбранном лимите. При небольшом объеме отправки выгоднее рассмотреть вариант постоплаты с фиксированной суммой за один комплект документов, например, 10 руб. / пакет документов.

Калуга Астрал предлагает разнообразные решения в зависимости от объема документооборота. Чем он крупнее, тем ниже стоимость отправки одного комплекта. Так, по тарифу Астрал.ЭДО при 50 исходящих в месяц стоимость одного документа составит 3,3 руб., при 500 исходящих в месяц — 2,6 руб.

На ЭДО перешли далеко не все организации, многие консервативно предпочитают обмен бумажными документами. Для сотрудников таких компаний переход на ЭДО должен быть максимально простым. Зубры от бухгалтерии, легко управляющиеся со счетами, могут не оценить зубодробительные алгоритмы при освоении новой программы.

Надо, чтобы документы подписывались и отправлялись в один клик, чтобы загрузка была максимально простая, а статусы документа легко отслеживались. Да и поиск документов должен быть удобным. Даже для мифического главбуха, который почти всю жизнь провел за печатной машинкой и только недавно признал существование ноутбуков.

Обратите внимание на то, чтобы сервис читал все форматы и виды документов. Подключаться к системе работающей только со стандартным набором вроде «акт-УПД-счет-фактура» не стоит. С контрагентами нужно обмениваться еще и договорами, актами сверок и другими документами. Нет смысла переходить на ЭДО по отгрузочным документам, а договоры слать почтой.

Идеально, если умный сервис ЭДО еще бы проверял комплектность документов, наличие подписи, корректность формата и т. п., а также подсказывал, где ошибка и что нужно сделать.

Астрал.ЭДО от Калуга Астрал работает с формализованными xml-документами: УПД, УКД, Акт и Торг-12, а также форматами .pdf, .png и .jpeg и многими другими, сообщает о ключевых событиях на е-мейл.