Под электронные договоры подведут основу
Несмотря на то, что законодательство в принципе допускает возможность заключения электронных договоров, нет ни нормативно-правовой, ни технологической основ для налаживания 100%-но цифрового обмена документами. Фрагментарно заключить договор без бумаги можно лишь в определенных областях (тендеры, сайты МФО, портал госуслуг и т. п.), а также в спецсистемах ЭДО (например, Астрал.ЭДО).
Повсеместной оцифровке, по мнению налоговиков, мешает отсутствие единого подхода к электронным документам, т. е. к их созданию, хранению, использованию. В большинстве случаев так называемый «цифровой» документооборот — не более чем дублирование электронных документов в бумажном виде. Чтобы подписать как бы электронный документ, все равно приходится тратить чернила (картриджи) и бумагу.
В ФНС надеются, что после утверждения формата электронных договоров (аналогично форматам счетов-фактур) ситуация изменится, и затраты на согласование этих самых нужных и распространенных документов в хоздеятельности существенно снизятся. И, конечно, существенно упростится порядок представления договоров и иных документов в налоговые органы. Разработка ведется ударными темпами, так что разработанные форматы электронных договоров можно ожидать к 1 декабря 2021 г.Внимание: договор в PDF, подписанный ЭП и переданный через систему ЭДО, и теперь имеет юридическую силу, он равнозначен бумажному варианту. Подключите Астрал.ЭДО, чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами эффективнее и без лишних трат.
Что изменится в декабре?
Если все пройдет по плану, то ускорятся ключевые процессы документооборота как между контрагентами, так и с ИФНС.
Ну а если взглянуть на ситуацию глобально, то открываются впечатляющие перспективы:
- существенная экономия времени за счет ускорения согласований редакций документов;
- расширение рынков сбыта, новые партнеры, даже из отдаленных регионов и стран;
- немалая экономия за счет накладных расходов (бумага, картриджи, почтовые услуги, курьеры и т. п.);
- экономия ценной площади офисов и шкафов благодаря отсутствию необходимости держать свой собственный маленький архив;
- снижается риск утраты документации (серверы оператора ЭДО имеют высокую степень защиты, применяется современные технологии шифрования, регулярно делаются бэкапы и т. п.).
Почему бизнес не спешит использовать ЭДО сейчас
В «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», утвержденной Правительственной комиссией 25.12.2020 перечислено несколько факторов, влияющих на решение бизнеса не торопиться с использованием ЭДО. Для выяснения причин был проведен опрос, который показал, что:
- бизнес не понимает экономической выгоды от внедрения электронного документооборота;
- нет сертифицированных решений, которые доступны, в т. ч. числе по цене для малого и среднего бизнеса;
- отсутствует возможность обмена данными между имеющимися решениями;
- внедрение ЭДО требует привлечения высококвалифицированных специалистов, чьи услуги обходятся дорого;
- есть сложности при интеграции, а контрагенты не спешат переходить на ЭДО;
- не налажено взаимодействие между операторами ЭДО;
- нет единых форматов для многих документов и правил работы с ними в электронном виде.
Все это мешает бизнесу, в первую очередь малому, использовать ЭДО в работе активнее. Например, большинство предпринимателей считает, что электронные документы ненадежны и лучше иметь в руках накладные с синими печатями и подписями от руки.
Будущее — уже сейчасКалуга Астрал понимает, что новое всегда настораживает и тревожит. Поэтому предлагает попробовать сервис Астрал.ЭДО в течение 1 месяца бесплатно и без ограничения по количеству исходящих документов — убедитесь, что ЭДО это удобно и выгодно.
В некоторых сферах электронные договоры уже успешно внедряются. Например, разрешено заключать трудовой договор с удаленным сотрудником в электронном виде, для этого работнику необходимо согласиться на электронный обмен документами, для него выпускается простая электронная подпись или квалифицированная (ее также можно получить у оператора, например, при помощи сервиса Астрал-ЭТ).
На Госуслугах появилась возможность заключать электронные договоры с операторами связи, а также по некоторым сделкам купли-продажи имущества. Соответствующий проект начался с 20 июля 2021 года и продолжится до 31 июля 2022 года. Подписание документов происходит усиленной электронной подписью, которая доступна пользователям портала (постановление Правительства РФ от 15 июля 2021 г. № 1207).
У бизнеса в настоящее время тоже есть все возможности заключать электронные договоры — это ЭДО.
При наличии действительной ЭП (напомним, что если вы получали ее в одном из аккредитованных по новым правилам центрах в 2021 г., то она действительна и в 2022 г.), вы можете подключиться к сервису ЭДО аккредитованного оператора.
После подключения вся документация будет передаваться в защищенном (зашифрованном) виде, и доступна будет лишь уполномоченным лицам. Применение ЭП гарантирует подлинность персоны подписанта. Электронные договоры хранятся в надежно защищенном «облаке» оператора ЭДО.
Вы можете перевести в электронный вид часть документов, а другую оставить в бумажном — комбинировать закон не запрещает.
Уже сейчас, не дожидаясь окончания процесса законотворчества, можно оценить все преимущества электронных договоров: заключайте сделки, мгновенно обменивайтесь документами, проводите согласование через «Астрал.ЭДО», или, если привычнее работать в 1С, то через сервис «1С-ЭДО».