Что ждет бизнес в связи с внедрением МЧД
Уже с 1 сентября 2023 года изменится схема работы бизнеса с электронными документами. Сертификаты КЭП, выданные ранее на юридическое лицо, прекратят свое действие.
К указанной дате всем организациям необходимо выпустить:
-
электронные подписи на физлиц (сотрудников, уполномоченных отправлять отчетность в ФНС, СФР и Росстат, взаимодействовать по ЭДО с контрагентами, участвовать в тендерах, проводить продукцию через ЕГАИС РАР и систему маркировки «Честный ЗНАК» и т. п.);
-
машиночитаемые доверенности на каждого такого работника.
В соответствии с законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, любой пакет электронной документации будет подписываться личной КЭП физлица-сотрудника и сопровождаться файлом МЧД.
Таким образом, машиночитаемые доверенности станут обязательными. Начать подготовку к переходу стоит уже сейчас, чтобы успеть протестировать систему и обучить сотрудников новому порядку работы.
Можно ли заменить МЧД скан-копией обычной доверенности
Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой цифровой аналог обычной доверенности, который также дает право сотруднику подписывать документы от лица организации, но при этом имеет особый формат и строго установленное содержание.
Чтобы МЧД распознавалась информационной системой автоматически, она должна отвечать следующим требованиям:
-
формат файла – XML;
-
формат ЭП в подписи – XMLDSIG;
-
содержание МЧД:
-
название документа;
-
дата выдачи;
-
данные доверителя и представителя;
-
срок действия;
-
полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
-
сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
-
номер документа;
-
отметка о возможности передоверия;
-
УКЭП руководителя компании или ИП.
Параметры машиночитаемой доверенности прописаны в двух приказах Минцифры: от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.
Технически МЧД – это файл в формате XML, который прикрепляется к пакету электронных документов, подписанных КЭП сотрудника, перед его отправкой контрагенту или государственной службе.
Скан-копия простой (или нотариальной) доверенности не является надлежащим подтверждением полномочий физлица в электронном документообороте и не может заменить МЧД.
Клиенты Калуга Астрал уже активно используют машиночитаемую доверенность для подачи документов в контролирующие органы через 1С-Отчетность. С января 2023 года эта функция также реализована в сервисах Астрал Отчет 4.5 и Астрал Отчет 5.0.
Какие права дает машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность, в совокупности с КЭП физического лица, наделяет работника полномочиями для подписания и обмена электронными документами от имени организации.
Например, с помощью МЧД и КЭП сотрудник может:
-
сдавать отчетность в контролирующие службы (налоговую, Социальный фонд, Росстат);
-
работать в системе маркировки – «Честный ЗНАК»;
-
взаимодействовать с банками и нотариусами;
-
подписывать договоры;
-
обмениваться кадровыми документами с удаленными сотрудниками;
-
вести ЭДО с контрагентами ;
-
выполнять иные действия, как и с обычной бумажной доверенностью.
Как подготовиться к переходу на МЧД
Переход на работу с машиночитаемой доверенностью занимает несколько этапов, однако совершить их несложно. На всю процедуру оформления уйдет всего пара дней. Дальше останется только обучить сотрудников и наладить организационные процессы внутри компании.
Шаг № 1. Получение КЭП на генерального директора
Сертификаты КЭП, выданные ранее, могут использоваться до 31 августа 2023 года или до окончания срока их действия (в случае, если он наступает раньше указанной даты). С сентября они потеряют свою актуальность.
Чтобы сохранить возможность подписывать документы, необходимо оформить новую КЭП на руководителя. Теперь электронную подпись директор или ИП получают только в ФНС или доверенных УЦ.
Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой «Получение КЭП в ФНС под ключ». Специалисты аккредитованного УЦ Калуга Астрал помогут сэкономить время на получение КЭП и настройку рабочего места.
Такую услугу предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.
Шаг № 2. Получение КЭП физлиц на сотрудников
Для того чтобы поддерживать электронный документооборот в 2023 году, компании должны выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, которые имеют право подписи (отправляют отчетность в госорганы, работают с ЕГАИС, ведут ЭДО с контрагентами). Такое требование содержится в последних поправках к закону от 27.12.2019 № 476-ФЗ.
Это также можно сделать в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Например, в УЦ Калуга Астрал. Оплатите электронную подпись на сотрудника по любому тарифному плану Астрал-ЭТ, а второй сертификат физического лица по тарифу «Базис» получите бесплатно.
Сертификат физлица хранит информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации. Благодаря этому новую КЭП можно использовать в личных целях и не аннулировать ее после увольнения.
Шаг № 3. Выпуск МЧД на сотрудников
Машиночитаемая доверенность выпускается на каждого сотрудника, наделенного правом подписи от организации также, как и КЭП физлица.
Оформлением занимается генеральный директор. Он заполняет необходимые сведения в бланке МЧД, подписывает готовый документ своей УКЭП руководителя и сохраняет файл в информационной системе. Сделать это можно как в специальном сервисе на сайте ФНС или в любой другой системе по актуальному формату.
Калуга Астрал обеспечивает полную поддержку пользователей от получения КЭП на руководителя и физлиц (сотрудников), в соответствии с новыми требования закона, до выпуска и хранения машиночитаемых доверенностей.
Как создавать МЧД, подписывать документы и отправлять отчетность с ее помощью в ФНС, подробнее читайте – на странице сервиса 1С-Отчетность.
С января 2023 года работа с машиночитаемой доверенностью возможна и в других сервисах Калуга Астрал – Астрал Отчет 4.5 и Астрал Отчет 5.0.
Начинайте процедуру перехода на МЧД уже сейчас, чтобы заранее протестировать новые правила ведения электронного документооборота и избежать проблем во второй половине 2023 года.