В начале 2022 года в силу вступили положения ст.17.2 63-ФЗ. В соответствии с нововведениями работники организаций больше не смогут использовать электронные (ЭП) подписи сотрудников юрлица. Чтобы сдавать отчётность в Фонд социального страхования РФ от имени организации, понадобится ЭП физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). Её создаёт директор, подписывает своей ЭП и передаёт уполномоченному лицу. Им может быть ответственный сотрудник, бухгалтер или работник компании, чья фирма оказывает данные услуги.
В статье подробно расскажем, как создать машиночитаемую доверенность для ФСС и как с ней работать.
Важно! До 31 декабря 2022 года электронная подпись сотрудника юрлица имеет юридическую значимость в рамках переходного периода. Работать от имени организации с такой ЭП будет запрещено с 1 января 2023.Схема работы ФСС с бумажной доверенностью
Сдавать отчётность в ФСС вправе только тот сотрудник, которому разрешено работать от имени организации без доверенности. К ним относится директор или учредитель. Чтобы работник фирмы мог предоставлять форму 4-ФСС в ведомство, ему оформляют доверенность. Бумагу заверяют нотариально и отправляют в Фонд социального страхования.
Схема работы МЧД и ФСС
Руководитель организации формирует МЧД в электронном виде и подписывает своей квалифицированной ЭП. В документе указывают полномочия и сведения о гражданине, которому передают право представлять юрлицо. Далее машиночитаемую доверенность загружают в информационную систему ФСС. При сдаче отчётности уполномоченное лицо подписывает документы своей ЭП физлица и указывает идентификационный номер МЧД.
С форматом МЧД можно ознакомиться на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации.
Для решения повседневных задач и дистанционной работы с юридически значимыми документами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций.Требования к машиночитаемой доверенности для ФСС
Общий формат представления данных и требования к МЧД регулирует Приказ Министерства цифрового развития №857 от 18.08.21. Согласно документу, условия составления и применения доверенности следующие:
- создание и использование в xml-формате. Если информационная система не поддерживает автоматизированную обработку информации, для доверенности разрешено использовать формат PDF;
- заверение МЧД электронной подписью, которая соответствует форматам, указанным в приказе Минцифры №472 от 14.09.20 или xmldsig.
Какие данные должна содержать такая доверенность
Машиночитаемая доверенность должна содержать в себе обязательные сведения. При составлении в документе указывают:
- Название — доверенность
- Сведения о доверителе
- Информацию о лице, которому переданы полномочия
- Дату создания документа
- Срок действия
- Перечень обязанностей, которые можно осуществлять от лица организации
- Код полномочий из соответствующего классификатора. Разрешено прописывать текстом, если в списке нет соответствующих обязанностей
- Сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД
- Порядковый номер доверенности
- Информацию о передоверии
Также обязательно наличие электронной подписи директора. Без неё ФСС отчётность не примет.
Как отозвать машиночитаемую доверенность
Отозвать МЧД может директор организации. Отменить документ возможно раньше окончания срока действия. Такая мера применяется при передаче обязанностей другому работнику или в случае увольнения доверенного лица. Руководитель заполняет заявление на отзыв в информационной системе ФСС.
Документы, определяющие организационно-технические требования к отзыву МЧД, находятся на стадии формирования. Как только норматив будет принят, мы его опубликуем.
Как работать с машиночитаемой доверенностью для ФСС
Работа с МЧД ФСС происходит по следующей схеме:
- Создание файла в xml-формате в программе электронного документооборота.
- Подписание доверенности руководителем организации собственной квалифицированной ЭП.
- Использование МЧД при сдаче отчётности в ФСС доверенным лицом и подпись документов ЭП физлица.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Когда ФСС перестаёт принимать доверенности, оформленные на бумаге?
После окончания переходного периода. Согласно 63-ФЗ он закончится в 2022 году. Следовательно, принимать бумажные доверенности ФСС не будет уже с 1 января 2023 года.
Что делать, если срок действия бумажной доверенности заканчивается 31.12.23?
Данная доверенность действовать не будет. Требуется оформить МЧД и использовать её с 01.01.23.
Кто может оформить и подписать МЧД?
Оформить и подписать МЧД вправе только тот представитель организации, которому разрешено действовать от её имени без доверенности, то есть руководитель.
Можно ли получить МЧД без ЭП?
МЧД подтверждает полномочия при сдаче электронной отчётности. Если в организации не используется электронная подпись, значит, и в доверенности нет необходимости. МЧД без ЭП руководителя считается недействительной.
В каких сервисах ФСС используется МЧД?
МЧД используется во всех сервисах Фонда социального страхования в случаях, когда электронную отчётность сдаёт уполномоченный работник организации. Обязательное применение — с 1 января 2023 года.
Можно ли получить электронную подпись бесплатно?
Бесплатно оформляется только электронная подпись руководителя. Для бюджетных учреждений её выдают в Управлении Федерального казначейства. Для коммерческих организаций в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц.