Как обновить электронную подпись в сервисе «1С-Отчётность»

Как узнать срок действия подписи

Откройте Настройки 1С-Отчётности, после чего перейдите в Настройки обмена с контролирующими органами. В открывшемся окне будет указан срок действия сертификата электронной подписи, а также срок действия лицензии сервиса.

Как обновить электронную подпись

С 1 января 2022 года действуют новые правила выдачи электронных подписей. Орган, в который следует обратиться за выпуском ЭП, зависит от того, кому она нужна — руководителю или сотруднику компании.

Об изменениях, которые произошли в правилах получения электронной подписи в 2023 году, мы рассказали в статье «Электронная подпись в 2023 году: ответы на вопросы».

У доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС России или непосредственно в УЦ ФНС России могут получить электронную подпись:

• Юридические лица (подпись выдаётся лицам, действующим без доверенности от имени организации);
• Индивидуальные предприниматели;
• Нотариусы.

В УЦ Федерального Казначейства выдают электронную подпись должностным лицам государственных органов или органов местного самоуправления.

Организации финансового сектора получают подпись в УЦ Центробанка РФ.

Физические лица и сотрудники организаций и ИП могут получить электронную подпись в коммерческих УЦ, получивших аккредитацию после 1 июля 2021 года.

Для выпуска квалифицированной электронной подписи необходимо иметь при себе:

• основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• документ о страховом номере индивидуального лицевого счёта (СНИЛС);
• сведения об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН);
• сертифицированный носитель (USB-токен) для записи на него ключей электронной подписи.

Для использования КЭП на компьютере необходимо также установить СКЗИ.

Как обновить электронную подпись на руководителя

УЦ ФНС

1. Подайте заявление на выдачу электронной подписи. Его можно заполнить и отправить через:
• Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц (на руководителя юридического лица);
• Личный кабинет индивидуального предпринимателя (на индивидуального предпринимателя);
• Личный кабинет юридического лица.

Для отправки заявления подписание электронной подписью не требуется. Для получения электронной подписи потребуется личное посещение инспекции ФНС.

2. Выберите подразделение ФНС, в котором вы хотите получить подпись, и запишитесь в него. Список подразделений есть на сайте ФНС.
3. В день посещения не забудьте взять с собой все необходимые документы и USB-токен, соответствующий требованиям УЦ ФНС.

Подробно о том, как выбрать подразделение ФНС, как заполнить заявление и какой USB-токен необходимо приобрести, читайте в инструкции.

ДЛ УЦ ФНС

Получить ЭП на руководителя организации или индивидуального предпринимателя можно у доверенного лица УЦ ФНС — Удостоверяющего центра «Основание» (АО «Аналитический центр»). Уточнить адреса, где расположены офисы УЦ, можно на сайте.

Помимо УЦ «Основание» доверенными лицами УЦ ФНС являются:

• ПАО Сбербанк
• Банк ВТБ (ПАО)
• АО «ЕЭТП»
• АО «Тинькофф Банк»
• АО «Электронная Москва»
• ПАО «Промсвязьбанк»

Для получения электронной подписи в ДЛ УЦ ФНС необходим тот же пакет документов, что и для УЦ налоговой. Получить подпись можно только при личном посещении

Подробно о получении сертификата у ДЛ УЦ ФНС читайте в инструкции.

В УЦ ФК

Подать документы на получение ЭП в УЦ Федерального казначейства можно на Портале заявителя ИС УЦ. Прежде чем подать заявку, необходимо настроить автоматизированное рабочее место (АРМ). Инструкция по настройке есть на сайте УЦ ФК.

После настройки рабочего места можно будет перейти на Портал заявителя ИС УЦ.

Подробно о том, кто и как может получить электронную подпись в УЦ ФК, читайте в инструкции.

Как обновить электронную подпись на сотрудника

Физическое лицо может получить электронную подпись только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Подробно о том, как получить электронную подпись на сотрудников, мы рассказали в статье «Электронная подпись уполномоченного лица».

АУЦ могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано сдавать отчётность в контролирующие органы, ему понадобится квалифицированная электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД).

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки

Инструкцию по отправке МЧД в ФНС читайте здесь, а в СФР — здесь. Кроме того, если отчётность в СФР будет подписывать своей подписью и сдавать уполномоченный сотрудник, руководитель должен предварительно отправить в СФР уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП). О том, как это сделать, читайте в инструкции.

Как обновить подпись в сервисе «1С-Отчётность»

Сертификат сервиса «1С-Отчётность»

Пользователям сервиса «1С-Отчётность» доступно безбумажное продление сертификата электронной подписи, с которым они работают в сервисе.

Безбумажное продление возможно только для сертификатов, выданных УЦ АО «Калуга Астрал» по доверенности на сотрудников или физических лиц.

Это возможно, если выполняются следующие условия:

• заканчивающийся сертификат сервиса «1С-Отчётность» действителен на момент отправки и (желательно) одобрения статуса заявления;
• заканчивающийся и новый сертификат оформлены на законного представителя организации;
• в заканчивающемся сертификате и в запросе на новый сертификат нет расхождений в реквизитах.

Подать запрос на выпуск нового сертификата, если срок действия старого уже истёк, можно. Для этого придётся распечатать форму запроса, подписать её от руки и отправить скан подписанного документа.

Подробно о том, как сформировать и заполнить запрос на выпуск нового сертификата, читайте в инструкции.

Сертификат стороннего УЦ

Работать в сервисе «1С-Отчётность» можно не только с сертификатом УЦ АО «Калуга Астрал», но и с сертификатами некоторых других УЦ. При истечении срока действия сертификата также можно перевыпустить его, подав заявку через «1С-Отчётность». Список УЦ, чьи сертификаты можно использовать для работы в сервисе, и инструкцию по перевыпуску сертификатов вы можете найти в инструкции.