Совет №1. Оформите правильную электронную подпись
Для того чтобы сдавать электронную отчётность, необходима электронная подпись. При этом неважно, кто составляет и подписывает документы — штатный бухгалтер, руководитель компании или бухгалтер на аутсорсе.
Контролирующие органы примут только отчётность, подписанную электронной подписью.
В 2023 году действуютновые правила получения электронной подписи.
Если вы ИП без сотрудников и лично оказываете бухгалтерские услуги другим ИП и организациям, вам нужна электронная подпись от ФНС.
УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском квалифицированной ЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.
Если вы сотрудник фирмы, которая оказывает бухгалтерские услуги, вам нужна электронная подпись физлица. Её можно получить в любом аккредитованном Удостоверяющем центре.
Для решения повседневных задач и дистанционной работы с юридически значимыми документами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций.
Сроки перехода на новые правила работы неоднократно переносились. За это время многие уже успели выпустить сертификаты ЭП юрлица, которыми могли пользоваться и сотрудники.
Сертификатами ЭП юрлица, выданными сотрудникам в 2022 и 2023 годах, можно будет подписывать документы до 1 сентября 2023 года. Руководители юрлиц тоже смогут работать со старыми сертификатами до истечения срока их действия, а новые должны получать уже в УЦ ФНС или её доверенных УЦ.
Для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата подписи ИП или физического лица. Выпускать для каждой компании свой сертификат не нужно, это только создаст путаницу в момент подписания и расшифровки отчётности.
Главное, чтобы директор каждой организации оформил на имя бухгалтера-аутсорсера машиночитаемую доверенность.
Совет №2. Напомните клиентам про МЧД
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность от имени руководителя организации, которая передаёт сотруднику определённые полномочия на совершение действий.
Каждая МЧД составляется по утверждённому формату, поэтому информационная система может автоматически проверять данные в доверенности.
Именно этим электронная доверенность отличается от бумажной. В остальном их назначение одинаково — уполномочить сотрудника на выполнение определённых действий.
Бухгалтер на аутсорсе без доверенности не сможет подписывать отчётность клиента. Поэтому не стесняйтесь напомнить клиенту о том, что необходимо оформить на вас доверенность.
Пока что доверенность можно оформлять в любом виде — как бумажном, так и электронном. Допускается также использовать скан-копию бумажной доверенности.
С 1 сентября 2023 года использование машиночитаемой доверенности по утверждённому формату станет обязательным.
В машиночитаемую доверенность можно включить полномочие на передоверие. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 закона № 63-ФЗ. Тогда у доверенного лица появится возможность передавать свои полномочия другим сотрудникам организации.
Например, МЧД с правом передоверия на подписание документов оформляется на руководителя фирмы, оказывающей бухгалтерские услуги, а он передаёт полномочия своему сотруднику.
При подписании документов на основании такой МЧД обязательно прикладывать всю цепочку доверенностей, выданных в порядке передоверия (до корневой) или данные о ней, чтобы можно было отследить весь путь наделения лица полномочиями.
Прежде чем сдавать отчётность, необходимо отправить 1 раз электронную доверенность в ФНС.
Похожий порядок работы применяется и при передаче отчётов в СФР. Перед сдачей отчёта нужно направить машиночитаемую доверенность в СФР. Ей присваивается номер, который потом нужно будет указывать при сдаче отчётности.
Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
Совет №3. Организуйте электронный документооборот с клиентами
Бухгалтер-аутсорсер не работает в офисе клиента, поэтому для него особенно важно получать все важные документы онлайн. Для этого необходим сервис электронного документооборота.
Сервис ЭДО помогает оперативно обмениваться формализованными и неформализованными документами независимо от того, где находятся отправитель и адресат.
Кроме того, ЭДО обеспечивает надёжное хранение документов в цифровом формате. Электронный документ нельзя испортить, он не затеряется в архивах и не выцветет со временем. К нему можно обратиться в любой момент.
Подключите Астрал.ЭДО для того, чтобы получать от клиента документы, необходимые для составления отчётности. Наш онлайн-сервис позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. При обнаружении ошибок система подскажет, как их исправить. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО». Он подключается напрямую к вашей учётной системе.
Совет №4. Сдавайте отчётность в электронном виде
«Маст-хэв» для современного бухгалтера на аутсорсе — сервис электронной отчётности. Контролирующие органы постепенно обязывают бизнес переходить на электронную отчётность.
Для ряда отчётных форм установлены лимиты, ограничивающие право сдавать отчётность на бумаге. Росстат с прошлого года не принимает отчётность на бумаге.
Сдавать электронную отчётность можно разными способами, но мы рекомендуем воспользоваться специальным сервисом. Почему это удобно:
-
Экономит время. Бесконечные очереди в налоговой остались в прошлом. Формируйте и сдавайте отчётность через интернет за своим рабочим компьютером.
-
Экономит место. Дублировать документы на бумаге и годами хранить их больше не нужно. Все отправленные и полученные документы сохраняются в памяти сервиса.
-
Даёт подсказки. В редакторе отчётов представлены самые новые формы, соответствующие требованиям закона. А встроенный помощник подскажет, как заполнить ту или иную строку, и сообщит об ошибках.
-
Защищает данные. При передаче документов по ТКС данные шифруются. Ключ к защите есть только у контролирующих органов, в которые направляется отчётность. Поэтому просмотр и корректировка данных посторонними лицами исключены.
-
Помогает общаться с контролирующими органами. Любые справки, сведения о сданных отчётах, акты сверки, разъяснения по законодательству и другие сведения — всё это можно запросить онлайн.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С. В каждом сервисе есть удобный календарь бухгалтера, который напомнит о сроках сдачи отчётности.
Совет №5. Организуйте рабочие процессы
Пользуйтесь планировщиком задач и календарём бухгалтера, чтобы ничего не забыть. Не стоит слишком полагаться на свою память, особенно если клиентов много и каждый платит разные налоги и сдаёт разный набор отчётности.
Лучше, если списки дел и сроки уплаты налогов и сдачи отчётов будут у вас перед глазами.
Пользуйтесь справочно-правовыми системами, если в чём-то сомневаетесь. В них вы найдёте актуальную версию нужного НПА, а при необходимости — позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.
Готовьте отчёты заранее, чтобы не доделывать всё в ночь перед дедлайном. Так вы обнаружите ошибки до отправки отчётности и сможете их исправить.
Составьте график документооборота. Потерянные или внесённые с опозданием документы могут привести к тому, что в конце года по итогам сверки очень много придётся переделывать. Ошибки в расчётах налоговых платежей приводят к пеням и штрафам.
И последний немаловажный момент — организовав работу, не забывайте отдыхать! Уставший мозг может стать причиной серьёзных ошибок.