Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – цифровой аналог обычной доверенности, который дает право представителю (физлицу) подписывать электронные документы от имени организации. Сейчас разрешено использовать сертификат юридического лица, содержащий сведения и о самом обществе, и о подписанте.
Однако в 2023 году правила изменятся. Оформление МЧД потребуется всем без исключения, чтобы подавать отчетность в ФНС, ФСС и Росстат. Также на новый формат перейдут системы алкогольной отчетности – ЕГАИС РАР, банки, нотариальные конторы и др. Система маркировки Честный ЗНАК уже работает с МЧД, а в 2023 году это станет обязательным условием.
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У нее есть специальный формат (XML – самого файла и XMLDSIG – для ЭП в доверенности) и установленное содержание. Благодаря этому, сведения из машиночитаемой доверенности информационные системы считывают автоматически.
Когда МЧД станет обязательной
С МЧД можно работать уже с 1 марта 2022 года (см. закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).
Например, ей активно пользуются клиенты Калуга Астрал в сервисе подачи документов в контролирующие органы 1С-Отчетность.
Обязательной машиночитаемая доверенность должна была стать с 1 января 2023 года. Однако сейчас по инициативе Минцифры в Госдуме рассматривается законопроект № 216878-8, если он будет принят, внедрение нового порядка подписания электронных документов отложится до 01 сентября 2023 года. На сайте Правительства уже опубликована новость о переносе сроков.
Для бизнеса это означает только одно: есть некоторое время для подготовки, подключения к информационным сервисам, обучения сотрудников.
Как организовать переход на МЧД на практике:
- выпустить отдельный сертификат для каждого сотрудника с правом подписи (ЭП на физлицо оформляется в любом аккредитованном УЦ);
- оформить машиночитаемую доверенность на физлицо. Ее подписывает сам руководитель организации с помощью КЭП. Тем самым передает полномочия подписантам.
Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник удостоверяет их собственной ЭП и прикладывает к пакету файл МЧД.
Выстроить процесс технически и протестировать его можно уже сейчас, благодаря некоторым ресурсам, которые поддерживают обмен ЭДО и сдачу отчетности с помощью МЧД.
1С-Отчетность от Калуги Астрал – один из таких сервисов. Советуем не откладывать переход на новый порядок оформления документов до сентября 2023 года.
Где можно оформить машиночитаемую доверенность
Воспользуйтесь сайтом ФНС или сервисами, в которых уже реализована работа с МЧД.
Показываем на примере интерфейса 1С-Отчетность от Калуги Астрал, как подать заявку на выпуск машиночитаемой доверенности для сотрудников организации.
Шаг № 1. Откройте вкладку ЭДО в Основном меню
И выберите в выпадающем списке строку «Машиночитаемые доверенности».
В системе «Бухгалтерия Предприятия 3.0» перейдите по схеме:
«Отчеты» → «Уведомления, сообщения и заявления» → «Создать» → «МЧД» → «Машиночитаемая доверенность (ФНС)»:
Шаг № 2. Заполните форму доверенности и выберете полномочия, которыми наделяется сотрудник
Потребуется указать ключевые реквизиты: ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес фирмы, персональные данные подписанта (генерального директора) и представителя (сотрудника).
Представителем компании по МЧД может стать не только официально трудоустроенный сотрудник, но любое другое физическое лицо. Сделайте соответствующую отметку в специальном окне справа: «Сотрудник организации доверителя».
Шаг № 3. Выберите тип доверенности
- B2B доверенность – предназначена для взаимодействия с коммерческими организациями (обмен ЭДО с контрагентами);
- B2G доверенность – используется для представления интересов перед органами исполнительной власти (сдача отчетности).
На одного сотрудника может быть оформлено несколько машиночитаемых доверенностей для решения разных задач.
Шаг 4. Подпишите МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании
Важно: Если подпись, привязанная к сервису 1С-Отчетность выдана не на генерального директора, то допускается подписать машиночитаемую доверенностью КЭП руководителя в сторонней программе (например, КриптоАРМ). Далее загрузите в 1С два файла: МЧД в формате XML и подпись руководителя в формате SGN, BIN, P7S, SIGN или SIG.
Действуйте по схеме: вкладка «Уведомления» → кнопка «Загрузить» → пункт «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».
Далее для загрузки файла нажмите «Выбрать файл»:
После загрузки сохраните изменения, нажав кнопку «ОК». Для отправки МЧД нажмите кнопку «Отправить».
Все готово! В следующий раз при подаче отчетности через 1С-Отчетность или отправке актов контрагентам сотрудник сможет просто приложить МЧД к пакету подписанных документов.
На какой срок выдается МЧД
Срок действия МЧД не привязан к сроку действия ЭП и указывается составителем непосредственно в доверенности. На данный момент нет нормативных актов, ограничивающих срок действия этих документов.
Можно ли отозвать машиночитаемую доверенность?
Обратите внимание, что передоверить полномочия МЧД нельзя. Это значит при увольнении сотрудника необходимо отозвать машиночитаемую доверенность и выдать новую – другому представителю.
Для решения данной задачи необходимо отправить соответствующее уведомление в информационную систему (сервис, где хранится МЧД).
В сервисе 1С-Отчетность от Калуги Астрал порядок действий будет такой: раздел «Уведомления» → вкладка «Виды уведомлений» → папка «МЧД» → «Заявление об отзыве машиночитаемой доверенности (ФНС)» → команда «Создать».
Калуга Астрал выполняет полный спектр услуг для бизнеса, который переходит на МЧД: от выпуска электронной подписи для физлиц в собственном аккредитованном УЦ до оформления машиночитаемой доверенности, обеспечения поддержки ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в госорганы.