Как работать с ЭТрН: отвечаем на частые вопросы

Переход на формализованные электронные перевозочные документы пока вызывает много вопросов у участников грузоперевозок. Дадим ответы на самые часто задаваемые из них

Электронная транспортная накладная – что это?

Электронная транспортная накладная – это аналог бумажной транспортной накладной. Этот документ служит для оформления автомобильных грузоперевозок по России.

ЭТрН выполняет следующие функции:

Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
Подтверждает правомерность перевозки.
Служит основанием для расчётов за перевозку груза автотранспортом.
Подтверждает расходы на автоперевозку.

ЭТрН содержит информацию:

об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).

Обмен ЭТрН между контрагентами происходит через ГИС ЭПД – государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Обмениваться электронными транспортными накладными следует в формате, установленном постановлением Правительства от 21 мая 2022 года № 931.

Кто обязан применять электронные транспортные накладные

Обязанность переходить на ЭТрН законом пока не установлена. Применять электронные транспортные накладные в работе можно по желанию. Но следует помнить, что если контрагенты обмениваются перевозочными документами в электронном неформализованном виде, то они должны перейти на утверждённые форматы ЭПД.

Например, два контрагента когда-то договорились обмениваться транспортными накладными в электронном виде. Для того чтобы представить эти документы проверяющим органам, они обязаны были дублировать их в бумажном виде. Теперь, когда ЭТрН есть в формализованном виде в ГИС ЭПД, контрагенты обязаны обмениваться ими через ИС ЭПД либо оформлять только на бумаге. Если документы будут оформлены в электронном виде, но не по формату, у ФНС и других проверяющих органов возникнут вопросы.

Кто оформляет транспортную накладную при самовывозе

Если покупатель перевозит товар собственным транспортом, оформлять электронную транспортную накладную не нужно.

Кто оформляет ЭТрН при доставке перевозчиком

При использовании услуг перевозчика ЭТрН составляет грузоотправитель. Без неё водитель компании-перевозчика не сможет получить груз на складе, а грузополучатель – принять груз.

Как выглядят электронные транспортные накладные

Транспортная накладная ЭТрН содержит восемь файлов обмена (титулов):

четыре обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
два дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;
два опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.

С 1 марта 2023 года в формат ЭТрН добавился девятый титул – файл обмена информации об указании о переадресовке груза.

Какой нужен провайдер для ЭТрН

В обмене ЭТрН, помимо участников грузоперевозки и ГИС ЭПД, участвует оператор ИС ЭПД. Это оператор ЭДО, получивший соответствующую аккредитацию Минтранса.

Оператор ИС ЭПД проверяет:

соответствие электронного документа установленному XML-формату,
уникальность идентификатора,
действительность УКЭП, которой подписан документ.

При наличии ошибок он сообщает о них отправителю, а правильно составленный документ передаёт в ГИС ЭПД и контрагенту.

«Калуга Астрал» – первый из девяти операторов, который прошёл все сценарии тестирования, утверждённых Минтрансом. Сценарии включали в себя оформление ЭПД на разные типы грузов (например, опасные грузы) и изменения, возникающие в процессе грузоперевозки (частичная приёмка, оформление переадресовки и другие). 16 сентября 2022 года, в соответствии с решением Министерства транспорта РФ № ДБ-Д 14-29/21100, компания «Калуга Астрал» одной из первых была внесена в Реестр Операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).

Когда электронные транспортные накладные станут обязательными

Перевод транспортных документов в электронный формат – один из приоритетов Транспортной стратегии. В 2023 году электронные транспортные накладные (ЭТрН) можно применять по желанию, а в 2024 году Минтранс начнёт переход к использованию ЭТрН в обязательном порядке – будет вводиться отраслевой императив.

Пока точно неизвестно, кого он коснётся в первую очередь. Вероятнее всего, это будет бюджетная сфера, но частным компаниям, которые участвуют в грузоперевозках, рекомендуется начать переход на ЭПД заранее.

Кто подписывает ЭТрН

Все участники грузоперевозки – грузоотправитель, транспортная компания (перевозчик), осуществляющая перевозку, грузополучатель.

В таблице указано, какие сведения включает каждый титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.

Чем можно подписать ЭТрН

Все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании-участника перевозки или усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданной и используемой в инфраструктуре ЕПГУ (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Обычно факт приёмки груза и разгрузки от имени перевозчика подтверждает водитель. Если при переходе на ЭПД проблематично сразу обеспечить его техническими средствами для подписания документов с помощью КЭП, допустим такой сценарий: водитель находится на связи с диспетчером, и ЭТРН от лица перевозчика подписывает уполномоченный диспетчер своей УКЭП.

Если компания-перевозчик использует систему автоматизации перевозок (TMS), в составе которой используется мобильное приложение для водителя, водитель может сампользоваться сервисом с мобильного устройства и подтверждать приём груза простой электронной подписью. В результате формируется файл обмена перевозчика в TMS, и затем уведомление о подписании водителем приходит уполномоченному представителю перевозчика (диспетчеру или логисту), который подписывает ЭТРН своей КЭП.

Электронные накладные: с чего начать

Для полноценного документооборота участникам грузоперевозок необходимы:

Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Без него невозможно взаимодействие с государственной информационной системой.
Электронная подпись. На каждом этапе документооборота участники подписывают ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Сервис ЭДО для обмена с контрагентами неформализованными документами, счетами-фактурами, УПД и другой первичкой.

Поэтому для внедрения электронных перевозочных документов следует:

Приобрести КЭП для сотрудников, которые будут отвечать за отгрузку и приёмку.
Подключиться к оператору ИС ЭПД. Компания «Калуга Астрал» первой прошла все сценарии тестирования, предложенные Минтрансом для проверки готовности к обмену ЭПД в своих сервисах, и 16 сентября 2022 года стала аккредитованным оператором ИС ЭПД.

Пользователи программных продуктов 1С могут подключиться к сервису 1С-ЭПД, а пользователи других информационных систем могут указать название ИС и использовать API для интеграции.

Заключить соглашения об обмене электронными документами. Их нужно два: первое – между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем, второе – между транспортной компанией и водителем.
Проверить наличие необходимой техники. У водителей должны быть смартфоны или планшеты, чтобы они могли показать QR-код инспектору ГИБДД на дороге, на складах – компьютеры с доступом к программе оператора ИС ЭПД.

В автомобильных грузоперевозках ключевая система – ГИС ЭПД. Подключиться к ней можно только через оператора ИС ЭПД.

Назад к списку