Какая ЭП нужна сотруднику
Так как электронная подпись уполномоченного сотрудника должна выполнять функции визирования документов, лучшим выбором будет усиленная квалифицированная подпись. Сотрудник сможет не только работать с внутренними и внешними документами, но и отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.
Усиленная неквалифицированная подпись не подойдёт, так как спектр её возможностей сильно ограничен. С контрагентами, например, можно будет работать только при составлении специального договора, а отправить документ в налоговую и вовсе будет нельзя. НЭП удобна только для внутреннего документооборота, а в остальном она уступает квалифицированной подписи.
Простую подпись также нельзя использовать ни для подписывания документов, ни для работы на госпорталах, ни для участия в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах. Простая ЭП обычно представляет собой пару логин-пароль или функцию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.
Машиночитаемые доверенности
Чтобы работа уполномоченного сотрудника в рамках организации была регламентирована, на него будет создаваться доверенность от имени руководителя организации. Она представлена в электронном формате и может быть декодирована компьютером. Машиночитаемые доверенности можно применять уже с 30 августа 2021 года.
До конца этого года электронные подписи на руководителя организации или её сотрудника выдаются как на саму организацию. Со следующего года порядок изменится: подписи для руководителей будут выдавать в налоговой и у её доверенных лиц, а для физических лиц — в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Важно: каждый сотрудник для использования ЭП ФЛ от имени организации должен будет иметь машиночитаемую доверенность с 1 января 2022 года.
Использование КЭП руководителя
В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя, но это небезопасно. В этом случае руководитель будет нести ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или даже использовать подпись в своих личных целях.
Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.
Передача ЭП другому лицу
Владелец КЭП не должен передавать свою подпись никому, даже своим коллегам и друзьям, это также небезопасно. Это правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.
Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно.
Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя и удобство для самого сотрудника.
Как получить электронную подпись (ЭЦП) сотрудника
Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица на него можно только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры.
УЦ «Калуга Астрал» выдаёт электронные подписи уполномоченным лицам. Для этого мы выпустили специальные тарифы для «Астрал-ЭТ». Они поддерживают работу на государственных порталах, участие в госзакупках и ведение электронного документооборота.