Форма ЕФС-1: вопросы и ответы

В какие сроки и по каким формам сдавать отчетность за 2022 год и в новом году

По итогам 2022 года компании и ИП в последний раз отчитаются по старым формам:

• Срок сдачи СЗВ-М за декабрь 2022 года уже прошел. Форму нужно было подать до 16 января 2023. Но если в дальнейшем фонд обнаружит неточности в ранее сданных отчетах, он может направить уведомление и попросить скорректировать сведения по форме СЗВ-М за период до 1 января 2023 года.

• ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года нужно сдать не позднее 20 января 2023 года.

• СЗВ-СТАЖ за 2022 год должна быть предоставлена не позднее 1 марта 2023 года.

Сведения о кадровых мероприятиях и других событиях, которые происходят в 2023 году, нужно сдавать уже по новой форме ЕФС-1.

В отчет включают титульный лист, два раздела и их подразделы:

• Подраздел 1.1. заполняется и сдается при наступлении кадрового мероприятия:

  • в случаях приема на работу или увольнения застрахованного лица – в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;

  • в случаях перевода на другую постоянную работу или при подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК – не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем в котором изданы приказы или соответствующие документы о проведении кадрового мероприятия.

• Подраздел 1.3 предназначен для бюджетников и сдается ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.

• Подраздел 3 сдают ежеквартально, в случае начисления дополнительных пенсионных взносов, не позднее 25 числа месяца, идущего за отчетным кварталом;

• Раздел 2 – сведения о взносах на травматизм, сдают ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;

• Подразделы 1.2 и 2 – сведения о страховом стаже, сдают ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Астрал Отчет 5.0 – онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы уже содержит все обновленные формы, и вы сможете оперативно отреагировать на запросы фонда

Как включать в новый отчет договоры ГПХ

Информацию о датах заключения или прекращения гражданско-правовых договоров теперь нужно отражать в Подразделе 1.1 новой формы ЕФС-1 .

Сведения представляют в Социальный фонд при заключении или прекращении договора не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Если в организации есть договоры ГПХ, которые переходят из 2022 в 2023 год, то данные об их заключении не нужно включать в отчет. Информацию по ним фонд получит из формы СЗВ-СТАЖ.

А вот о прекращении такого договора ГПХ сведения нужно предоставить по новой форме.

Как заполнить ЕФС-1

На титульном листе обязательно нужно указать в графе «регистрационный номер» действующий регистрационный номер, который был получен в Пенсионном фонде.

Графа ИНН содержит 12 знаков, если вы заполняете форму от имени юридического лица, то в последних двух клетках необходимо поставить «-» прочерк.

Адрес электронной почты заполняется без пробелов, запятых и других знаков препинания. Система пропустит в адресе только точку или тире. Если в вашем адресе электронной почты есть нижнее подчеркивание «_», то такой символ форма уже не распознает.

Раздел «Сведения о страхователе, за которого заполняются сведения» на титульном листе заполняется только теми страхователями, у которых произошла реорганизация – когда одно юрлицо перестало существовать и образовалось новое юридическое лицо.

Если реорганизации не было, то данный подраздел нужно оставить пустым.

Подразделы 1.1. – 1.3.Раздела 1 заполняются по каждому застрахованному лицу индивидуально. Это не списочные формы.

Из новшеств – в шапке информации о застрахованном лице появились сведения о дате рождения, код категории застрахованного лица и гражданство (код страны). У россиян в форме ЕФС-1 будет код ГРФ, у иностранцев – ПЖИГ и ВЖИГ. Для лиц без гражданства нужно указать «000», для россиян – «643». Все коды заполняются в соответствии с общероссийским классификатором стран мира.

В табличной форме нужно предоставить информацию о том, когда был заключен или прекращен договор ГПХ.

После объявления о частичной мобилизации в России, появились два новых кадровых мероприятия «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» или «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» договора. Такое кадровое мероприятие стало доступно только с 21 сентября 2022 года, приостановить трудовой договор ранней датой не получится, несмотря на то, что многие работники покинули свои места и ушли в добровольческие отряды и т.д.

Такое мероприятие можно сформировать только на основании повестки или копии контракта добровольца.

Графа 5,7 для лиц, работающих по договорам ГПХ не заполняется.

Графа 6 таблицы заполняется по ОКЗ, включая также и лиц, которые работают по договорам гражданско-правового характера.

Для работающих по ГПХ заполняется код вида договора – ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ.

Графа 7 заполняется для штатных сотрудников и в ней указывается код причины увольнения, а также без сокращений и лишней информации – причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК.

1С-Отчетность от Калуга Астрал поможет передать отчеты в контролирующие органы прямо из программы 1С. Сервис уже встроен в программу 1С, вам остается только сформировать и нажать кнопку отправить. Никакого дополнительного ПО и лишних выгрузок.

Подраздел 1.2. Форма аналогична форме СЗВ-СТАЖ за исключением того, что появились графы 11 и 12, которые заполняются по результатам специальной оценки условий труда. В графе 11 указывается индивидуальный номер рабочего места, а в графе 12 – класс (подкласс) условий труда.

Массовая отчетность по новой форме будет только в 2024 году, в 2023 отчитываемся еще по старым формам за 2022 год.

Сведения о страховом стаже могут не предоставляться, если ваши сотрудники работают на условиях, которые не отклоняются от общих. Если сотрудник хотя бы на один день сходил в отпуск без сохранения заработной платы, то предоставлять сведения в фонд придется.

Подраздел 1.3. заполняется бюджетными организациями (учреждениями в области образования, науки, культуры, здравоохранения, предоставления социальных услуг). Если работник работает только по договору ГПХ, то на данное лицо подраздел 1.3 не заполняется, если же человек совмещает трудовой договор и ГПХ в рамках одного бюджетного учреждения, то сведения необходимо подать.

Форма состоит из 25 граф. Графы 5-10, 12-15, 17, 21 и 23 заполняются по соответствующим классификаторам.

Данная форма была разработана фондом совместно с компаниями-вендорами, которые разрабатывают программы для ведения бухгалтерского учета.

Обновите программный комплекс и все классификаторы загрузятся.

Важно сейчас произвести сверку информации, которая есть в настоящее время в программе учета по сотрудникам с информацией, которая содержится в классификаторах.

Подраздел 2 – аналогичен разделу 5 формы ОДВ-1. В этой форме ничего не изменилось, подается только с подразделом 1.2.

Подраздел 3 – сведения о застрахованных лицах, также без изменений аналогичен форме ДСВ-3 и заполняется по списку застрахованных лиц.

Раздел 2 – сведения о страховых взносах (аналог 4-ФСС). Данный раздел также не претерпел особых изменений.

Вопросы и ответы по форме ЕФС-1

• Что делать если раньше на предприятии отчеты подписывали разные сотрудники – например, бухгалтер и кадровик? Как теперь быть с одной формой?

На некоторых предприятиях представленные выше отчетные формы подписывались разными лицами (кадровая и бухгалтерская служба, например). Но теперь, если вы хотите оставить эту же систему, то нужно предоставить информацию в фонд обо всех лицах, которые имеют право подписи разделов и подразделов формы ЕФС-1.

К тому же, каждый подраздел ответственные службы могут сдавать отдельно. Например, кадровики будут сдавать разделы, которые касаются стажа и кадровых мероприятий, а бухгалтеры – разделы о заработной плате.

Получить ЭЦП можно с помощью сервиса Астрал-ЭТ. Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

• Что делать, если получили уведомление о выявленных нарушениях в формах? Можно ли не платить?

Если возникла ситуация, когда на страхователя пришлось наложить финансовые санкции за предоставление сведений с опозданием или выявленные нарушения, то с 1 января 2023 года можно оплатить 50% от суммы штрафа, но только в том случае, если вы произвели оплату в течение первых 10 дней после получения требования.

К тому же, если вы обнаружили ошибку и исправили ее самостоятельно до момента ее обнаружения фондом, то штраф начисляться не будет. Или же, вы получили уведомление, но исправили ошибку в течение 5 рабочих дней, то финансовые санкции не налагаются.

• Каким образом можно заполнить код должности по ГПХ?

Необходимо открыть классификатор занятий и посмотреть на какую услугу был принят сотрудник по договору ГПХ и подобрать соответствующий код. Например, код инженера-электрика – 2151.

• Какую отчетность сдавать, если работник устроен в организацию по трудовому договору и договору ГПХ?

Если сотрудник уже работает в организации по трудовому договору, то необходимо все равно подать сведения по договору ГПХ, в частности Подраздел 1.1 Раздела 1 новой формы ЕФС-1, не позднее рабочего дня, следующего за днем его подписания. Это разные договоры и по каждому из них законодательство предусматривает предоставление сведений.