Когда бизнесу необходимы бумажные документы
Законом утверждены случаи, когда компании должны оформлять документы только в электронном виде: ФНС принимает большинство отчётов только в электронном виде, Росстат полностью перешёл на электронный формат, у ПФР и ФСС есть жёсткие ограничения для сдачи отчётности на бумаге.
Но иногда компания не может перейти на электронный документооборот по требованиям законодательства. Обычно это компании, чья деятельность связана с повышенной секретностью и государственной тайной, в том числе предприятия оборонно-промышленного комплекса. Для последних разрабатываются электронные решения, но не все документы переводятся в электронный вид.
Помимо этого, компания, которая раньше вела бумажный документооборот, а затем перешла на ЭДО, обязана хранить архив бумажных документов. У каждого документа есть свой срок хранения: первичка хранится 4-5 лет, кадровые документы — до 50-75 лет. Бывший сотрудник может обратиться за документами для подтверждения стажа, а налоговая — решить, что одна из старых сделок совершена с нарушениями.
В остальных случаях компании и ИП могут сами решать, как им вести документооборот: на бумаге или в электронном виде. Оба способа имеют свои достоинства и недостатки.
Плюсы и минусы бумажного документооборота
Несмотря на очевидные преимущества ЭДО, многие не спешат отказываться от бумажного документооборота, даже если закон не препятствует этому переходу.
Преимущества бумажных документов
Восприятие информации
Визуально восприятие бумажной и электронной документации сильно различается. Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде. Также на бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки.
Уничтожение документов
Уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. Это свойство актуально для организаций, деятельность которых засекречена. При сотрудничестве с иностранными компаниями, во время переговоров, имеющих трансграничное значение, юридически значимые документы составляются и подписываются в бумажном виде.
Долгий срок хранения
Обеспечив надлежащие условия хранения и полностью соблюдая их, можно обеспечить долгий срок хранения документов и при необходимости работать с ними спустя много лет после создания. Электронную документацию можно потерять, например, в случае сбоя в работе серверов или при форматировании жёсткого диска, если она хранится на компьютере. Поэтому в отраслях, для которых жизненно важно сохранить все бумаги в течение многих лет, например, в атомной энергетике, предпочтительно использование бумажных документов.
Работа без спецсредств
Основное преимущество бумажного документооборота — возможность работать с бумагами без использования специальных технических средств. Не нужно устанавливать дополнительные программы, средства криптографической защиты, обучать сотрудников пользоваться ими.
Недостатки бумажных документов
Временные затраты на обработку
Перенос данных вручную из одного документа в другие, согласование бумажных документов отнимает очень много времени.
Непригодное состояние или потеря документов
Документы могут быть в ужасном состоянии из-за погодных или рабочих условий при доставке, а могут и совсем потеряться при перевозке.
Множество лишних действий при работе с документами
Большие затраты времени на переоформление неправильных или испорченных документов, а также временные затраты на переотправку или ожидание документов от контрагентов.
Ошибки в документах
Кроме ошибок, допущенных контрагентами, могут также возникать ошибки при внесении документов в программу вручную. На исправление их и повторное согласование также уйдёт немало времени.
Денежные затраты
Бумажный документооборот — это постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. Для этого нужно место с подходящими условиями, чтобы качество документов не портилось и с ними можно было работать по прошествии нескольких лет.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.
Оптимизация бизнес-процессов
Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Снижение расходов
Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.
Безопасность
Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.
Упрощённое представление документов в контролирующие органы
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.
Освобождение места в архиве
Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.
Снижение количества ошибок
Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.
Отличия электронного документооборота от бумажного
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.
| Критерии | ЭДО | Бумажный документооборот |
|---|---|---|
| Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу | Да | Да |
| Можно ли потерять документ | Нет | Да |
| Прозрачность документооборота | Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло | Можно узнать подписанта |
| Время передачи контрагенту | Мгновенно | От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удалённости компании и выбранной услуги почтовой службы |
| Требуется физическое хранилище | Нет | Да |
| Требуется применение оргтехники | Нет | Да |
| Есть поиск по ключевым словам | Да | Нет |
Из приведённой сравнительной таблицы видно, что электронный документооборот — более удобный способ обмена документами с контрагентами. Он экономит средства за счёт снижения затрат на оргтехнику и расходники, помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота.
Поэтому необходимо вовремя внедрить электронный документооборот в компании или на предприятии. Поможет в этом «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис для организации юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. А для связи сотрудниками на удалёнке подойдёт «Астрал iКЭДО» — облачный сервис кадрового делопроизводства с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников.